آموزش نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم

سند کل یکی از امکانات نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم است و با استفاده از امکانات این فرم شما می توانید اسناد حسابداری خود را بصورت روزانه یا ماهانه تجمیع نموده و از آن برای تحریر دفاتر قانونی استفاده نمائید.

تحریر دفاتر قانونی

یکی از وظایف مودیان مالیاتی، تنظیم دفاتر روزنامه و كل و ارائه آن به اداره دارایی محل فعالیت شرکت است تا برای رسیدگی به اظهارنامه مالیاتی شرکت مورد بررسی قرار گیرد. برای نوشتن دفاتر قانونی الزامات و نکاتی تعیین شده است که هر حسابداری باید پیش از انجام چرخه حسابداری از اجرای دقیق آن مطمئن شود. ” آیین نامه تنظیم دفاتر قانونی که از طرف سازمان امور مالیاتی منتشر شده است، وظایف مودیان و نحوه نوشتن دفاتر قانونی را مشخص می سازد. پیشنهاد می شود پیش از نوشتن دفاتر قانونی این آیین نامه را مطالعه کنید .

نکات مهم در این آیین نامه تحریر دفاتر قانونی به شرح زیر است:

• قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در دفاتر قانونی روزنامه و كل، باید این دفاتر از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و یا ادارات امور مالیاتی، امضا، پلمپ و ثبت شود.
• نوشتن دفاتر با مداد و ابزارهایی که به سهولت قابل محو شدن می باشد ممنوع است.
• برای ثبت رویدادهای مالی در هر سال، باید از دفاتر همان سال استفاده کرد و ثبت رویدادهای مالی دو سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
• نوشتن دفاتر به صورت دستی الزامی است و استفاده از نرم افزارهای حسابداری دلیلی برای نوشتن دفاتر نمی باشد.
• در شرکتهایی که از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویدادهای هر روز باید در همان روز انجام، در دفتر روزنامه وارد شود.
• کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل وارد شود.

نکته مهم ) تأخیر در ثبت دفتر اگر به قصد سوءاستفاده نباشد (به تشخیص اداره امور مالیاتی) تا ۱۵ روز مجاز است.

نکته مهم) تأخیر در ثبت برای شرکتهایی که جدیدالتأسیس هستند تا ۳۰ روز از تاريخ تأسيس مجاز است.

• شرکت هایی که از نرم افزار مالی استفاده می کنند، می توانند خلاصه ای از عملیات ماهانه را که در نرم افزارهای مالی وارد شده است تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت کرده و به دفتر کل منتقل کنند.

چه مواردی موجب رد دفاتر قانونی می شود؟

• درصورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
• ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.
• ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور.
• تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوءاستفاده
• جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوءاستفاده.|

نکته) چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحیه باشد، موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی کند.

• بستانکار شدن مانده حساب های نقدی و بانکی
• تأخیر تحریر دفاتر روزنامه و كل بیش از حد مجاز
• اشتباه در ثبت یک رویداد به شرطی که در همان سال و بر اساس استانداردهای حسابداری اصلاح نشود.
• ارائه نکردن یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (حتی نانویس)
• استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سالهای قبل
• تطبیق نداشتن مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در نرم افزارهای مالی، در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می کنند.
• ثبت هزینه ها و درآمدها و هر قلم مالی غیرواقع در دفاتر به شرط احراز

همان گونه که در موارد بالا اشاره شد، در صورت استفاده از نرم افزار مالی، مودیان می توانند رویداد های یک ماه را در یک سند تجمیع و تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر كل منتقل کنند. به این سند تجمیعی "سند كل" گفته می شود.سند کل، در اصل یک سند فرضی است که اطلاعات داخل چند سند حسابداری را برای یک دوره مشخص تجمیع می کند؛ بنابراین سند كل در لیست اسناد حسابداری شرکت قابل مشاهده نیست.

صدور سند کل در نرم افزار حسابداری سپیدار چگونه انجام می گردد؟

از آنجا که سند كل برای نوشتن دفاتر قانونی به کار می رود فقط در بازه ای که وضعیت اسناد در آن بازه قطعی است مجاز به صدور سند کل هستیم؛ بنابراین پیش از صدور سند کل و نوشتن دفاتر قانونی برای یک دوره مشخص (مثلا ماهانه)، ابتدا باید از صحت اطلاعات مطمئن باشید و سپس اسناد را قطعی کنید.

برای صدور سند کل از منوی سمت راست،منوی حسابداری را انتخاب نموده و از فرم های نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم فرم صدور سند کل را انتخاب نمائید.در قسمت بالای فرم صدور سند کل، اطلاعات مربوط به آخرین سندی که برای آن سند كل صادر شده است نمایش داده میشود. همچنین در قسمت روش صدور می توانید تجمیعی یا روزانه بودن سند كل خود را مشخص کنید؛ به عنوان مثال اگر برای اردیبهشت ماه قصد صدور سند كل را داشته باشید، درصورتی که گزینه تجمیعی را انتخاب کنید، اطلاعات اسناد صادر شده در اردیبهشت به صورت تجمیعی و در قالب یک سند صادر می شود. درصورتی که گزینه روزانه را انتخاب کنیم، اسناد متعلق به هر روز با یکدیگر تجمیع می شوند و به تعداد روزهایی که در اردیبهشت سند صادر شده است ، سند كل زده می شود. به خاطر داشته باشید که تعداد سندهایی که شما باید در دفتر روزنامه وارد کنید برابر با تعداد اسناد کلی است که در یک بازه وارد می کنید.

در قسمت پایین فرم، محدوده اسنادی را که می خواهید سند كل برای آن صادر شود مشخص و بر روی دکمه صدور سند کل کلیک کنید. درصورتی که در بازه انتخابی اسناد قطعی شده باشند اسناد کل صادر می شود.

لیست اسناد کل صادر شده در نرم افزار

برای مشاهده لیست اسناد کل صادر شده در نرم افزار کافی است از منوی حسابداری و از قسمت لیست،فرم اسناد کل را انتخاب نمائید.در این قسمت شما تمامی اسناد کل صادر شده را می توانید مشاهده نمائید:

لیست اسنادکل صادر شده در این فرم قابل مشاهده هست و شما می توانید اسناد کل خود را مشاهده یا گزارش دریافت نمائید.

گزارش دفتر کل و دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم

پس از صدور سند کل می توانید گزارش دفاتر قانونی را استخراج و بر مبنای آن دفتر روزنامه و کل را بنویسید.برای این منظور کافی است از لیست اسناد کل یا از منوی شرکت گزارش ساز را انتخاب نموده و از لیست گزارشات حسابداری،گزارش دفتر روزنامه بر مبنای سند کل و گزارش دفتر کل بر مبنای سند کل را انتخاب نموده و بر اساس  اطلاعات این گزارش،دفاتر قانونی را تحریر نمائید.