آموزش نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم

در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم همواره احتمال اشتباه در ورود اطلاعات توسط کاربران وجود دارد. به همین دلیل کاربران باید بتوانند پس از ثبت سند، آن را ویرایش یا حذف کنند. در عین حال، همانطور که میدانیم، اسناد حسابداری مبنای نوشتن دفاتر روزنامه و كل و تهیه گزارش های مالی و مدیریتی است. با دسترسی کاربران به ویرایش یا حذف سند حسابداری پس از نوشتن دفاتر قانونی، عملا امکان ایجاد مغایرت میان دفاتر نوشته شده (بر مبنای اطلاعات پیش از ویرایش) و سیستم حسابداری (بر مبنای اطلاعات پس از ویرایش) وجود دارد. این مغایرت می تواند موجب رد دفاتر مالی شده و یا اعتبار گزارش های مالی ارائه شده را کاهش دهد؛ بنابراین عدم امکان ویرایش یا حذف سند پس از نوشتن دفاتر توسط کاربران لازم است.

انواع وضعیت سند حسابداری در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم

به دلایل ذکر شده در بالا، در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم دو وضعیت برای سند حسابداری وجود دارد که به شرح زیر می باشد:

1. ثبت موقت:وضعیتی که کاربر بتواند سند را صادر و آن را ویرایش یا حذف کند. به این وضعیت "موقت" گفته می شود. سند حسابداری در هنگام ثبت در این وضعیت قرار می گیرد و تا زمانی که از درستی و صحت اطلاعات سند مطمئن نشدیم و یا تا هنگامی که احتمال تغییر در سند صادر شده وجود داشته باشد، در وضعیت باقی می ماند.
2. ثبت دائم:وضعیتی که دسترسی به ویرایش و حذف سند وجود نداشته و درنتیجه قابل اتکا برای نوشتن دفاتر قانونی باشد. به این وضعیت ”دائم“ یا ”قطعی» گفته می شود. در این وضعیت امکان تغییر یا حذف سند وجود ندارد.

نحوه تبدیل اسناد موقت به دائم به چه صورت می باشد؟

برای تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم،باید از منوی سمت راست نرم افزار،منوی حسابداری را باز نموده و فرم "تبدیل اسناد موقت به دائم" را انتخاب نمائید:

بعد از اینکه فرم تبدیل اسناد موقت به دائم به شما نمایش داده شد،در قسمت بالای این فرم، شماره و تاریخ آخرین سندی که دائم شده است نمایش داده میشود. در قسمت پایین فرم، شماره سند یا تاریخی را که قرار است اسناد تا آن تاریخ قطعی شوند مشخص و سپس از نوار بالای صفحه، بر روی گزینه تبدیل به دائم کلیک کنید. با انجام این عمل، پیغام "پیش از تغییر وضعیت اسناد به دائم، عملیات شماره گذاری مجدد اسناد انجام می شود" نمایش داده می شود. پس از تایید شماره گذاری اسناد، نرم افزار اقدام به شماره گذاری مجدد و قطعی نمودن اسناد تا تاریخ یا شماره سندی که مشخص شده بود می کند.