آموزش نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم

سند حسابداری در سپیدار سیستم جزو اصلی ترین امکانات این نرم افزار هست و قابلیت ها و امکانات بسیاری دارد که ما به شما آموزش خواهیم داد تا براحتی بتوانید سند حسابداری خود را وارد نرم افزار سپیدار سیستم نمائید.ثبت سند حسابداری در سپیدار سیستم به دو صورت دستی و خودکار انجام می گردد و در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم سند حسابداری صرفا بصورت دستی صادر می گردد.

سوالات متداول:

تعریف سند حسابداری

سند حسابداری برگه ای است که در آن حداقل یک رویداد مالی شامل یک تاریخ رویداد، طرف بدهکار، طرف بستانکار و مبلغ متناسب با آن درج می شود. این مدرک پس از تایید توسط مدیر مالی، در دفاتر کل، روزنامه و معین ثبت می گردد. با گسترش استفاده از نرم افزارهای مالی سند حسابداری به عنوان بخش مهمی از سیستم حسابداری مورد توجه قرار گرفت. در ادامه، اجزای مهم سند حسابداری در نرم افزارهای مالی را توضیح میدهیم.

اجزای مهم سند حسابداری در نرم افزارهای مالی

سند حسابداری برگه ای است که باید اصول و مفروضات حسابداری را رعایت نموده و اطلاعات مورد نظر ذی نفعان درون سازمانی و برون سازمانی را در خود داشته باشد.اطلاعات سند حسابداری جهت اخذ گزارشات مورد استفاده قرار می گیرد و برای اینکه پاسخگوی نیازهای ذی نفعان باشد باید اطلاعات ضروری را در خود داشته باشد که مهمترین این اطلاعات به شرح زیر می باشد: 

تاریخ سند

تاریخ سند، تاریخی است که رویداد اتفاق افتاده است. بر اساس ایین نامه ی تنظیم دفاتر قانونی، سند رویدادهای هر روز باید در همان روز ثبت شود؛ البته بر اساس همین آیین نامه تاخیر در ثبت عملیات درصورتی که به منظور سوءاستفاده نباشد تا ۱۵ روز مجاز است.

شماره سند

بر اساس آیین نامه تنظيم دفاتر قانونی، اسناد حسابداری باید بر مبنای تاریخ صدور سند شماره گذاری و به ترتیب در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل منتقل شوند. شماره سند ملاک ترتیب ورود اسناد در دفتر روزنامه است. این شماره به ازای هر سند ثابت نیست و در صورت حذف اسناد و یا عدم رعایت توالی تاریخی، در هنگام ثبت می تواند تغییر کند. این شماره به صورت دستی یا خودکاریک به سند اختصاص می یابد.

شماره عطف

یک شماره یکتا و ثابت است که در سیستمهای حسابداری به هر سند به ترتیب ورود اسناد اختصاص می یابد. شماره عطف هیچگاه تغییر نمی کند و در صورت حذف سند، شماره عطف آن نیز از سیستم حذف می شود و قابل اختصاص به سند دیگری نمی باشد. کاربرد شمارۀ عطف برای کنترل ترتیب ورود اسناد و حذف اسناد از سیستم می باشد. این شماره توسط سیستم به سند اختصاص می یابد و قابل تغییر نیست.

شماره فرعی

یک شماره تکرارپذیر است که توسط کاربر در نرم افزار وارد می شود. کاربرد اصلی شماره فرعی، امکان گروه بندی اسناد است؛ به عنوان مثال اگر اسناد حسابداری در سیستم توسط دو شعبه وارد شود، یکی از راه های تفکیک اسناد صادر شده در این دو شعبه، استفاده از کد شعبه در شماره فرعی است.

شماره روزانه

این شماره توسط سیستم به ترتیب ثبت اسناد در هر روز به آنها اختصاص می یابد و توسط سیستم برای شماره گذاری اسناد استفاده میشود.

شرح سند

توضیحات مربوط به سند حسابداری در سپیدار سیستم در این فیلد ثبت می گردد.اطلاعات این فیلد در هدر سند حسابداری نمایش داده می شود.

نحوه ثبت سند حسابداری در نرم افزار سپیدار 

برای صدور سند حسابداری در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم از منوی سمت راست وارد سمت حسابداری شوید.از قسمت عملیات ،"سند حسابداری جدید" را انتخاب  نمائید:

بعد از اینکه فرم صدور سند حسابداری نمایش داده شد اطلاعات مربوط به تاریخ، شماره فرعی و توضیحات سند حسابداری را در هدر فرم تکمیل کنید:

بعد از اینکه اطلاعات مربوط به بالای فرم سند حسابداری را وارد کردید می توانید اطلاعات آیتم سند حسابداری را وارد نمائید.برای وارد کردن اطلاعات آیتم سند حسابداری باید بر روی دکمه  در پائین فرم کلیک کنیم می توانیم اطلاعات مورد نظر را وارد کنیم.بعد از اینکه بر روی دکمه  کلیک کردید، یک ردیف در سند شما ایجاد میشود. در این ردیف شما میتوانید معین مورد نظر را با کلیک در ستون معین، انتخاب کنید و در صورتی که در قسمت تعریف حساب معین ویژگی تفصیل پذیر برای این معین فعال شده باشد، تفصیلی مورد نظر را با کلیک در ستون تفصیل انتخاب نمایید و شرح مناسب با رویداد را بنویسید، سپس مبلغ ریالی بدهکار یا بستانکار رویداد را وارد نمایید.

و چنانچه در تنظیمات حسابداری گزینه "در صورت خالی بودن شرح قلم، با شرح سند پر شود" فعال شده باشد، شرح هر ردیف سند با شرح سند که در آن وارد می کنیم به صورت پیش فرض پر می شود.

نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم قابلیت ثبت اسناد ارزی را نیز دارد.درصورتی که رویداد شما یک معامله ارزی باشد یعنی برای معین انتخاب شده، ویژگی ارزی فعال شده باشد، می توانید پس از انتخاب معین ارزی و تفصیل آن در صورت فعال بودن ویژگی ارزی برای معین، نوع ارز، مبلغ و تعداد آن را وارد کنید. برای این منظور در بخش مبلغ ارز، روی گزینه محاسبه کلیک کرده تا فرم تبدیل و محاسبه ارز باز شود. در این فرم ابتدا نوع ارز را انتخاب و سپس تعداد و نرخ ارز را وارد کنید تا معادل ریالی آن محاسبه و در قسمت بدهکار یا بستانکار سند درج شود.

و نیازی به وارد نمودن هر سه بخش نیست. با وارد کردن دو بخش از این سه بخش (مبلغ ارز، نرخ ارز و مبلغ به ارز پایه) امکان محاسبه بخش سوم توسط سیستم وجود دارد.

همچنین اگر معین انتخاب شده دارای ویژگی پیگیری باشد، می توانید تاریخ و شماره پیگیری را برای آنها وارد کنید. پس از ورود اطلاعات ردیف اول سند، با استفاده از کلید ما می توانید ردیف های جدید ایجاد و تکمیل کنید. پس از تکمیل ثبت رویداد، چنانچه مبالغ وارد شده تراز باشد اختلاف بدهکار و بستانکار صفر باشد، می توانید سند خود را ثبت نمایید. در این حالت سند در وضعیت موقت ثبت شده است.

نکته مهم) تا زمانی که اسناد در وضعیت موقت هستند، می توان آنها را حذف یا ویرایش کرد.

حذف سند حسابداری در سپیدار

در صورتی که سندی صادر کرده اید که در وضعیت موقت است و اینکه از سایر نرم افزارهای سپیدار سیستم صادر نشده باشد، شما می توانید سند حسابداری را حذف نمائید.برای حذف سند حسابداری در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم کافی است که از لیست اسناد حسابداری،سند حسابداری خود را انتخاب نموده و بر روی دربالای فرم کلیک کرده و در نهایت گزینه حذف را انتخاب کنید.

ویرایش سند حسابداری در سپیدار سیستم

برای ویرایش سند حسابداری در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم کافی است از لیست اسناد حسابداری سند مورد نظر خود را انتخاب نموده و بر روی آن کلیک راست نمائید.بعد از آن گزینه "ویرایش" را انتخاب نموده و سند حسابداری برای شما نمایش داده می شود.حال شما می توانید نسبت به ویرایش سند حسابداری اقدام نموده و بعد از اینکه اطلاعات مورد نظر خود را وارد نموده و روی دکمه ذخیره کلیک نمائید.  

در تصویر بالا شما گزینه ویرایش را قبل از گزینه حذف مشاهده می نمائید.

چاپ سند حسابداری در سپیدار سیستم

برای چاپ سند حسابداری در نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم کافی است که از لیست اسناد حسابداری سند مورد نظر خود را انتخاب نموده و یا اینکه بعد از ثبت سند حسابداری بر روی دکمه کلیک نمائید.بعد از کلیک بر روی دکمه پرینت شما با گزینه های چاپ در نرم افزار حسابداری سپیدار مواجه شده و بعد از انتخاب یکی از موارد می توانید روکش سند حسابداری مورد نظر را دریافت نمائید.

بعد از کلیک بر روی دکمه چاپ گزینه های زیر به شما نمایش داده می شود:

مشاهده لیست سند حسابداری در سپیدار

کاربران دائما نیاز به مشاهده اسناد حسابداری صادر در نرم افزار سپیدار سیستم دارند از این رو یک فرم در این نرم افزار قرار داده شده است برای مشاهده لیست اسناد حسابداری صادر شده.

برای مشاهده لیست اسناد حسابداری در سپیدار کافی است مراحل زیر را طی نمائید:

1-از منوی سمت راست نرم افزار حسابداری را انتخاب نمائید.

2-از منوی فهرست،فرم اسناد حسابداری را انتخاب نمائید.

3-در فرم باز شده می توانید لیست تمامی اسناد حسابداری صادر شده را  مشاهده نمائید.

با کلیک بر روی سند حسابداری پویا می توانید با تمامی امکاناتی که در چاپ سند حسابداری وجود دارد،روکش سند حسابداری را دریافت نمائید.در ویدئوی زیر بصورت خیلی کوتاه مطالب این درس مرور شده است: