موجودیهای مواد و کالا شامل موجودی مواد اولیه ، کالای در جریان ساخت و کالاهای ساخته شده می باشد که توسط واحد تجاری برای مدت کوتاهی قبل از این که از طریق فروش به پول تبدیل گردند ، نگهداری میشوند. موجودیها یکی از فعال ترین عناصر عملیاتی واحد تجاری است که در ترازنامه و صورت حاب سود و زیان ارائه میگردد . موجودیها نه تنها از نظر مدیریت بلکه از نظر صاحبان سهام که نسبت به آگاهی از هر گونه تغییر عمده در وضعیت مالی علاقمند می باشند، نیز اهمیت خاص دارد.
سرمایه گذاری یک واحد تجاری در موجودیهای مواد و کالا بخش عمده ای از دارائیهای جاری آن را تشکیل میدهد. بنابراین ، حفظ تعادل در سرمایه گذاری در موجودیها نیاز به برنامه ریزی و کنترل دقیق دارد زیرا ، نگاهداری موجودیهای مازاد بر میزان مورد نیاز موجب افزایش هزینه های نگهداری این گونه اقلام از طریق ایجاد زیان ناشی از ضایعات ، اشغال فضای انبار و رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری خواهد شد. از طرف دیگر، نبود یا کمبود موجودیهای مواد و کالا به میزان کافی ممکن است موجب ایجاد وقفه در تولید ، افزایش هزینه های آماده سازی ماشین آلات و افزایش هزینه های سفارش گردد. میزان سرمایه گذاری در موجودیها با توجه به شرایط موجود ، نوع صنعت و ویژگیهای واحد تجاری متفاوت است .
موجودیها به دو طریق بر سلامت مالی واحد تجاری تاثیر می گذارد. از یک طرف چون موجودیها جزء دارائیها محسوب می شوند بنابراین ، به عنوان ارزشهای ذخیره شده ارائه میگردند که بعد از فروش به درآمد و سود تبدیل می گردند. از طرف دیگر، موجودیها غالبا سرمایه گذاری عمده می باشند و منابع مورد نیاز برای سرمایه گذاری در این گونه اقلام از طریق ارزش ویژه با ایجاد بدهی تامین می گردد. بنابراین می توان نتیجه گرفت که میزان موجودیها تاثیر مستقیم بر بازده سرمایه گذاری دارد. هنگامی که سرمایه گذاری در موجودیها افزایش می یابد بازده سرمایه گذاری به دلیل افزایش هزینه های تامین مالی کاهش می یابد. بنابراین نگهداری موجودیها به میزانی بیش از سطوح مورد نیاز تاثیر منفی مضاعف بر بازدهی و سرمایه گذاری دارد .
مدیریت و کنترل موجودیهای مواد و کالا از اهمیت ویژه ای برخوردار است و برای دستیابی به اهداف زیر ضروری می باشد:
سیستم کنترل موجودیها شامل مجموع روشهائی است که زمان و مقدار سفارش مواد و کالا را مشخص می کند . روشهای مزبور با توجه به مدارک ثبت موجودیها ، سیستم ثبت دستی یا سیستم مکانیزه متفاوت خواهد بود . در این بخش برخی از روشها و تکنیکهای کنترل موجودیهای مواد و کالا به اختصار مورد بحث قرار میگیرد .
سیستم کنترل موجودیها ، صرفنظر از اندازه واحد تجاری ، تابع یک چرخه اصلی مشخص است. این چرخه با تعیین نیازمندیهای تولید آغاز و با تامین تقاضاهای مشتریان تکمیل می شود و خاتمه می یابد. اصول کلی کنترل موجودیها را میتوان به شرح زیر خلاصه کرد:
ضرورت حفاظت از موجودیهای مواد و کالا در واحدهای تجاری مختلف دلایل متفاوت داشته و به نوع ، ارزش، وزن ، اندازه، کاربرد و قابلیت فروش مجدد موجودیها بستگی دارد. اقلام کم ارزش که ممکن است مصارف شخصی نیز داشته باشند نیاز به اعمال کنترلهای اضافی دارد در حالی که اقلام گرانبها از قبیل لوازم ریخته گری به دلیل اندازه ، وزن و محدودیت در کاربرد معمولا نیاز به اعمال کنترلهای زیاد نخواهد داشت.
واحدهای تجاری می توانند برای حفاظت از موجودیهای خود از طریق تدوین و اجرای مقرراتی در مورد انبارها و بررسی مستمر عملیات انبار اقداماتی پیشگیر را به عمل آورند. برخی از این گونه اقدامات پیشگیردر مورد عملیات انبارها ، بطور خلاصه ، به شرح زیر است :
همان گونه که اشاره شد در اغلب موارد بخش قابل توجه ای از وجوه واحد تجاری صرف سرمایه گذاری در موجودیهای کالا می شود و آن گروه از واحدهای تجاری که فاقد روشهای انبارداری منظم و مطمئن هستند ممکن است زیانهای عمده ای از این طریق متحمل شوند. مثلا در این گونه واحدهای تجاری از یک طرف به علت نبود موجودیهای کافی ممکن است وقفه های زیانبار در تولید به وجود آید و یا برای جلوگیری از بروز این قبیل وقفهها اقدام به خریدهای عجولانه و سریع شود که این موضوع نیز به افزایش هزینه های تولید منجر می گردد و از طرف دیگر نگاهداری موجودیها به میزانی بیش از حد مورد نیاز موجب رکود بیش از حد سرمایه در موجودیها و افزایش هزینه های ناشی از انبار کردن مواد و نابابی آنها گردد.
در اکثر واحدهای تجاری کوچک و در پاره ای اوقات حتی در واحدهای تجاری بزرگ اهمیت حسن اداره انبارها نادیده گرفته میشود و به این موضوع که به هر حال اقلام انباردارای ارزش نقدی معادل قیمت خرید میباشند، توجه نمی شود . حیف و میل مواد ، فاسد شدن آنها و عدم توجه در جا به جایی و نقل و انتقال و حفظ و حراست از آنها به تقلیل سود یا حتی ممکن است به ایجاد زیان منجر شود. بنابراین، احداث انبارهای مجهز و اداره آنها طبق روشهای صحیح یکی از شرایط ضروری استفاده کامل از یک سیستم حسابداری صنعتی است .
سازمان انبارهای واحدهای تولیدی با توجه به نوع صنعت ، سطح فعالیت ، خط مشیهای صاحبان و مدیریت واحد تجاری متفاوت خواهد بود. اما به طور کلی می توان انبارها را از لحاظ سازمانی به دو نوع تقسیم کرد :
محل انبارها باید طوری انتخاب شود که حداکثر کارآئی و سرعت عمل را ممکن سازد. انبارها باید حتی المقدور نزدیک به محل دریافت و ارسال کالا باشد تا هزینه های نقل و انتقال به حداقل تقلیل یابد. در عین حال انبارها باید در مکانهائی احداث شوند که به آسانی در دسترس کلیه قسمتها و به خصوص قسمتهائی که مواد سنگین یا پرحجم مصرف می کنند ، قرار داشته باشد .
در کارخانه های بزرگ که تعداد دوایر آنها زیاد است انبارها را نمی توان در محلهائی قرار داد که هم به دایره دریافت کالا (در مواردی که مسئولیت اولیه دریافت کالا از جهات مختلف به عهده این دایره محول شده است ) و هم به کلیه دوایر مصرف کننده نزدیک باشد تا تحویل مواد به آسانی میسر گردد. به همین دلیل ، در این گونه موارد ایجاد انبارهای فرعی مناسب برای تحویل مواد به قسمتهای بخصوص کارخانه معمولا ضروری است . در این قبیل وضعیتها انبار مرکزی ، مواد و قطعاتی را که هر یک از انبارهای فرعی برای تحویل به حوزه عمل خود لازم دارند هر چند وقت یک بار به آن انبارها صادر می کند. در چنین شرایطی حتما باید کمک انباردارها در مقابل انبار دار کل مسئول باشند تا بتوان سیاستهای خرید، دریافت و صدور مواد از انبار را در تمام واحد تجاری به گونه ای هماهنگ و یکنواخت اجرا کرد.
مزایا و معایب تمرکز انبارها . مزایای انبارهای متمرکز در مقایسه با انبارهای غیر متمرکز (فرعی) به شرح زیر است :
معایت احتمالی تمرکز انبارها به شرح زیر است :
اولین اقدام در جهت بهبود سیستم کنترل کارآمد موجودیها محدود کردن دسترسی و ورود افراد غیر مجاز به اقلام موجود در انبار و محدوده انبارهاست. این موضوع حتی میتواند به مفهوم محصور کردن محدوده انبارها از طریق حصار سیمی و آهنی و گذاشتن درب آهنی با قفل نیز باشد. کنترل اقلام وارده و صادره و وجود انبار محصور از جمله موارد اساسی برای اجرای یک برنامه شمارش صحیح و موفق موجودیهاست. امکان دسترسی افراد غیر مجاز به موجودیها نه تنها امکان تغییر در میزان موجودی را بدون استفاده از مدارک مثبته فراهم می سازد بلکه مسئولیت صحت اقلام موجودی را کارکنان انبار نمی توانند تقبل کنند.
به منظور حصول اطمینان از این که تمامی مدارک و اسناد انبار به موقع و به گونه ای مناسب مورد استفاده قرار میگیرند و اشتباهات در موجودیها به موقع و سریعا مورد بررسی و رفع میگردند، لازم است کوششهائی که در این زمینه به عمل می آید هماهنگ شود. کنترلهای کارآمد باید مستقر ، تفهیم و بکار گرفته شود بطوری که کارکنان انبار و سایر قسمتهای واحد تجاری نسبت به آثار با اهمیت اشتباه در موجودیها آگاه شوند و به افراد غیر مسئول نباید اجازه داده شود در فعالیتهای مربوط به موجودیها یا انجام تعديلات مربوط در مدارک موجودیها دخالت کنند.
کلیه موجودیهای مواد و کالا باید تحت اختیار و ابواب جمعی یک نفر مسئول به عنوان انباردار باشد . این شخص باید در زمینه روشهای انبارداری مجرب و آزموده باشد و شایستگی اداره عملیات انبار را دارا باشد اهم وظایف و مسئولیتهای انباردار را میتوان به طور خلاصه به شرح زیر بیان کرد:
در واحدهای تولیدی بزرگ که تعداد و تنوع اقلام کالاهای مصرفی زیاد است معمولا برای هر یک از اقلام انبار یک شماره رمز یا علامت اختصاری (کد) تعیین می شود تا بجای اسم و مشخصات فنی آنها بکار رود . استفاده از شماره های رمز (کد ) کار کلیه اشخاصی را که با انبار سرو کار دارند سریع تر و دقیق تر میکند به طوری که میتوان گفت در این قبیل واحدهای تجاری تنظیم فهرست شماره های رمز کالا یکی از اقدامات ضروری اولیه برای کنترل موجودیهای مواد و کالا و شکل دهی حسابداری انبار به شمار می رود . تنظیم فهرست باید با دقت و مطالعه کافی و توسط اشخاص متخصص انجام گیرد تا از یک طرف کدهائی که برای انواع مختلف یک کالا تعیین می شود وجه مشترکی با یکدیگر داشته باشند و از طرف دیگر از بکارگیری رمزهای (کدهای) نزدیک به هم برای اقلام متفاوت خودداری شود تا حتی المقدور از بروز اشتباهات جلوگیری گردد.
برای کدگذاری اقلام موجودی میتوان اقلام انبار را با حروف یا اعداد یا ترکیبی از حروف و اعداد مشخص نمود. در روشی که بیش از همه متداول است و آن را "سیستم اعشاری" می نامند کلیه اقلام کالا فقط به وسیله اعداد مشخص می گردند و این سیستم برای بکارگیری در زبان فارسی که اغلب حروف آن متحدالشکل است و امکان اشتباه آن با یکدیگر زیاد است مزیت دارد. به علاوه این روش در سیستمهای ماشینی نیز مناسب تر از ترکیب حروف و اعداد است. در عمل مشاهده شده است که متصدیان انبار و کارکنان حسابداری انبارها و همچنین ادارات مهندسی و خرید با نهایت سهولت شماره های رمز موادی را که مورد مصرف بیشتر دارند به خاطر می سپارند و با بکارگیری آن مانوس می شوند و در حسابداری انبارها نیز قیمت گذاری اقلام صادره به آسانی صورت میگیرد و از بروز مغایرتهای ناشی از اشتباه در اندازه و نوع کالا جلوگیری می شود . سیستم انتخابی برای کدگذاری موجودیها باید قابل بسط، دقيق ، مختصر، مناسب و راحت ، با مفهوم و عملی باشد . مفاهیم مزبور به طور خلاصه در زیر تشریح می شود . سیستمی که حاوی خصوصیات کیفی فوق باشد کارآمد و مؤثر خواهد بود .
سیستم کدگذاری باید به گونه ای باشد که جای خالی برای ثبت اقلام جدید در هر طبقه در آن پیش بینی شده باشد. همچنین باید امکان بسط و توسعه طبقات موجود و افزودن طبقه جدیدی به منظور تامین تغییرات آتی وجود داشته باشد.
سیستم کدگذاری باید به گونه ای باشد که تنها بتوان یک کد برای یک کالا تعیین کرد.
کد انتخابی باید با بکارگیری حداقل اعداد ، نام و مشخصات یک قلم کالا را به نحو مناسب توصیف کند.
کد انتخابی باید از نظر تعیین و پی بردن به مفهوم آن آسان باشد .
در صورت امکان کد انتخابی باید بیانگر برخی ویژگیهای اقلام باشد.
کد انتخابی باید از نظر بکارگیری در سیستمهای ماشینی پردازش اطلاعات و سیستمهای دستی مناسب و عملی باشد.
مدیریت موجودیهاشامل تدوین و اجرای خط مشی ها ، سیستمها و روشهائی است که اتخاذ آنها می تواند جمع هزینه های مرتبط با تصمیمات مربوط به موجودیها و وظایفی نظیر تامین نیازهای مشتریان ، برنامه ریزی تولید، خرید ، حمل و نقل و امثالهم را به حداقل برساند. بنابراین زمینه مدیریت موجودیها وسیع است و بر بسیاری از فعالیتهای واحد تجاری اثر می گذارد. از طرف دیگر، کنترل موجودیها اساسا در ارتباط با اجرای خط مشی ها ، سیستمها و روشهای استقرار یافته میباشد. مثلا فعالیتهای کنترل موجودیها ممکن است شامل نگاهداری مدارک و گزارشهای مربوط به موجودیها ، مراحل تهیه و صدور درخواستهای خرید مواد و شمارش موجودیها باشد .
تکنیکهای مختلف کنترل موجودیها را که در این قسمت مورد بحث قرار میگیرد می توان از جمله تکنیکهای عملی نام برد که در بسیاری از واحدهای تجاری به طور موفقیت آمیزی مورد استفاده قرار گرفته اند. در حالی که برخی از تکنیکهای کنترل موجودیها برای بسیاری از واحدهای تجاری بزرگ با ارزش و واجد اهمیت است لزوما نسبت به وضعیت کلی و عمومی موجود بها قابل اعمال و یا از نظر اقتصادی عملی نیست زیرا این تکنیکها غالبابر برخی مفروضات و نیازهای خاص مبتنی میباشند. باید توجه داشت که بکارگیری تکنیکهای پیچیده الزاما به خودی خود به سیستم مفید و موثر مدیریت موجودیها منجر نخواهد شد. در بیشتر موارد نبود اطلاعات صحیح و به موقع مزایای بکارگیری تکنیکهای کنترل موجودی را از بین می برد. علاوه بر این، مشکل بالقوه این است که تکنیکهای پیچیده کنترل موجودیها ممکن است به دلیل عدم درک مفاهیم اصلی این تکنیکها توسط مدیریت یا کارکنانی که با کنترل موجودیها سروکار دارند، به نحوی نادرست بکار گرفته و اعمال شود .
همان گونه که قبلا اشاره شددر سیستم ثبت دائمی موجودیها بعد از هر بار دریافت یا صدور کالا از انبار مانده جدید موجودی دردفاتر و مدارک موجودی (کارت انبارو کارت حسابداری انبار) تعيين و ثبت می شود تا کنترل موجودیها به کمک این مدارک تسهیل و از صرف وقت و هزینه هائی که لازمه رسیدگی کلی به موجودیهای انبارها است جلوگیری شود .
مانده هریک از کارتهای موجودی باید با مانده ای که کارت انبار برای همان موجودی نشان می دهد مطابقت کند و مانده های این مدارک ثبت عملیات انبار باید در فرصتهای مناسب با یکدیگر مقابله و با موجودیهای واقعی اقلام مربوط مقایسه گردد. در واحدهای تجاری بزرگ معمولا یک سیستم رسیدگی مستمر و مداوم برقرار می شود تا به طور مرتب تعدادی از اقلام توسط انباردار و کارکنان حسابرسی داخلی شمارش گردد و با مانده های کارتهای موجودی انبار و حسابداری مقابله شود و اختلافات موجود بین آنها مورد رسیدگی قرار گیرد .
برخی از اختلافات که صرفا جنبه دفتری داشته و در اثر اشتباه در ثبت اقلام در کارتهای انبار یا کارتهای حسابداری انبار ایجاد شده اند فورا برطرف و اصلاح می شوند اما اختلافاتی که در موجودیهای واقعی مشاهده می شود باید مورد بررسی قرار گیرد و علل هر گونه اضافی یا کسری اقلام مشخص گردد. مغایرتهای مزبور پس از تایید مدیریت در دفاتر و مدارک ثبت و اصلاحات لازم به عمل می آید. علل عمده وجود اختلاف بین مدارک موجودی وعين موجودیها ممکن است ناشی از اشتباه در ثبت اقلام ، شکستگی ، کسری انبار ، تبخیر، شکستن قطعات بزرگ به قطعات کوچک ، کسری یا اضافی تحویلی انبار ، جذب رطوبت و گذاشتن کالاها در محفظه ها و قفسه های نامربوط، باشد.
مزایای عمده سیستم ثبت دائمی از نظر کنترل موجودیها به شرح زیر است :
بطور کلی برای تعیین مقدار موجودی هائی که باید نگاهداری شود دو روش به شرح زیر وجود دارد :
اولین اقدام در جهت شناسائی مسائل و مشکلات مربوط به موجودیها و بهبود کنترل آنها، شناسائی سطوح موجودیها و هزینه های مرتبط با آن ، با توجه به حجم فعالیت واحد تجاری است . این امر با بررسی صورتهای مالی واحد تجاری انجام می شود. عاملی که در این بررسی معمولا زیاد مورد استفاده قرار می گیرد "دفعات گردش موجودیها " است .
مقایسه گردش طبقات مختلف و اجزاء هر طبقه از موجودیها به منظور شناسائی موجودیهائی که با سرعت معمول از انبار صادر و مصرف نمی شوند یکی از شیوه های مفید کنترل موجودیهای کالا است. به این ترتیب ، مدیریت میتواند از رکود سرمایه در موجودیهای کم مصرف جلوگیری کند. چنانچه اقدامی برای جلوگیری از انباشت موجودیهای کم مصرف و ناباب به عمل نیاید ممکن است یک قلم کالا برای مدتی طولانی از نظر دور بماند. مقایسه متوسط موجودی انبار با جمع کالاهای صادره از انبار که معرف تعداد دفعات تجدید موجودی در سال میباشد به عنوان دفعات گردش موجودی انبار شناخته می شود .
دفعات گردش موجودی از رابطه زیر محاسبه می گردد:
دفعات گردش موجودی = متوسط موجودی / (مصرف/صادره از انبار)
معمولا هیئت مدیره واحد تجاری با توجه به تجارب گذشته و پیش بینی شرایط آتی ، برآوردی را برای دفعات گردش موجودیها تعیین می کند و سپس طی سال ارقام واقعی مربوط به گردش موجودیها با آن مقایسه می شود. اگر چه روش "دفعات گردش موجودیها " در بسیاری از واحدهای تجاری بکار گرفته می شود اما از لحاظ تئوری به دلیل ملحوظ نداشتن هزینه های سفارش خرید ، تخفیفات نقدی و تجاری خرید ، صرفه جوئیهای احتمالی در هزینه های حمل و هزینه های نگاهداری موجودیها منطقی به نظر نمی رسد زیرا ممکن است در برخی موارد وجود تعداد دفعات کمتر از حد پیش بینی شده (به عبارت دیگر موجودی بیش از میزان پیش بینی شده نگهداری شود ) در مورد برخی از اقلام به صرفه باشد.
با صرفه ترین مقدار سفارش عبارت از میزان کالائی است که باید در یک زمان به منظور به حداقل رساندن هزینه های سالانه موجودیها ، سفارش داد. اگر یک واحد تجاری خریدهای خود را به طور عمده انجام دهد ، هزینه نگاهداری موجودیها به دلیل سرمایه گذاری بیشتر در موجودیها افزایش خواهد یافت. اگر خریدها به دفعات و به صورت جزئی انجام شود این امر مستلزم سفارشات مکرر و متعدد است که نتیجتا هزینه های سفارش افزایش می یابد. بنابراین ، مقدار هر سفارش در هر زمان باید با متعادل کردن (۱) هزینه نگاهداری موجودیها و (۲) هزینه تحصیل (سفارش کالا ، تعیین گردد . اگرچه خریدهای عمده می تواند موجب کاهش بهای تمام شده یک واحد کالای خریداری شده گردد اما این صرفه جویی ممکن است از هزینه نگاهداری کالا در انبار برای مدت زمان طولانی کمتر باشد.
هزینه هائی به عنوان هزینه نگاهداری موجودیها شناسائی و اندازه گیری می شوند که با تغییرات در سطح موجودیها میزان آنها تغییر کند. مثلا در مورد انبار کردن و نگاهداری موجودیها ، تنها هزینه هایی باید در نظر گرفته شود که با تغییر در میزان واحدهای سفارش داده شده تغییر می کنند. هزینه های دستمزد و تجهیزات مورد استفاده در انبار معمولا هزینه ثابت بوده و نباید به عنوان بخشی از هزینه های نگاهداری تلقی شود . به همین ترتیب هزینه بیمه نیز صرفا زمانی به عنوان هزینه نگاهداری محسوب می شود که واحد تجاری طبق درخواست شرکت بیمه ، گزارشهای ماهانه در مورد سطوح موجودیها تهیه کند و حق بیمه را نیز بر مبنای نوسانات ارزش ه ، جودیها پرداخت نماید. در غیر این صورت چنانچه هزینه بیمه طبق قراردادهای استاندارد پرداخت شود باید هزینه ثابت محسوب شود و در نتیجه نمی تواند جز هزینه نگاهداری منظور گردد.
یکی از فرمولهای مورد استفاده برای تعیین با صرفه ترین مقدار سفارش به شرح زیر است:
اثر تخفیفات دریافتی ناشی از خریدهای عمده بر جمع هزینه های سفارش و نگاهداری با استفاده از اطلاعات مندرج در جدول صفحه بعد تشریح می شود . تخفیفات دریافتی ممکن است باعث تغییر جواب مطلوب در ارتباط با باصرفه ترین مقدار سفارش گردد. خرید مواد به میزانی بیش از حداقل مورد نیاز ممکن است موجب دریافت تخفیفاتی بابت خرید عمده و صرفه جوئیهائی در هزینه حمل گردد . باید توجه داشت که خریدهای عمده مستلزم سرمایه گذاری قابل ملاحظه در موجودیهاست . بنابراین ، تنها هنگامی باید نسبت به خریدهای عمده اقدام کرد که بازده اضافی نسبت به متوسط سرمایه گذاری اضافی مناسب باشد .
محاسبات مربوط به با صرفه ترین مقدار سفارش به مسائل مقداری کنترل موجودیها پاسخ می دهد. اما به هر حال موضوع زمان سفارش نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است. زمان سفارش مواد و کالا که اصطلاحا حد تجدید سفارش نیز نامیده میشود تحت تاثیر سه عامل :
بر خلاف با صرفه ترین مقدار سفارش که دارای یک راه حل پذیرفته شده است زمان سفارش (حد تجدید سفارش ) معمولا یک راه حل پذیرفته شده و قابل کاربرد ندارد. تعیین حد تجدید سفارش در صورتی که فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالا و نحوه مصرف کالای مزبور دقیقا قابل پیش بینی باشد ، نسبتا ساده خواهد بود . معمولا در مورد اکثر اقلام تغییراتی در یک یا هر دو عامل مزبور (فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت سفارش و نحوه مصرف ) وجود دارد که تقریبا همواره به یکی از سه نتیجه زیر منجر می گردد.
برآورد مصرف اغلب مستلزم صرف وقت و هزینه است. از آنجایی که انجام برآوردهای کامل و بدون عیب و نقص تقریبا غیر ممکن است بنابراین موجودی ایمنی که غالبا کم هزینه ترین چاره برای اجتناب از وضعیت کمبود یا فقدان کالا به هنگام نیاز است ، مورد استفاده قرار میگیرد. چنانچه موجودی ایمنی بیشتر از مقدار موردنیاز باشد ، هزینه های نگاهداری افزایش می یابد و برعکس هنگامی که موجودی ایمنی کمتر از مقدار مورد نیاز باشد واحد تجاری با کمبود کالا که پیامد آن توقف تولید و تحمل هزینه های اضافی است ، مواجه خواهد شد. بنابراین سطح مطلوب موجودی ایمنی برابر مقدار کالایی است که کل هزینه های سالانه ناشی از عدم نگاهداری موجودیهای کافی و هزینه نگاهداری موجودیها حداقل گردد.
حد تجدید سفارش بر اساس میزان مصرف در فاصله زمانی بین درخواست ، سفارش و دریافت کالا و با در نظر گرفتن ذخیره ای برای اجتناب از بروز کمبود کالا تعیین می گردد. حد تجدید سفارش (زمان سفارش) هنگامی است که کالاهای موجود در انبار و مقادیر سفارش داده شده معادل مقدار مصرف در فاصله زمانی بین دادن سفارش و دریافت کالا به اضافه موجودی ایمنی می گردد که به صورت رابطه ساده زیر می توان آن را نشان داد .
موجودی ایمنی + مصرف بین فاصله زمانی سفارش و دریافت = کالاهای سفارش شده + موجودی کالا در انبار
به منظور کنترل موجودیها و حصول اطمینان از این که میزان اقلام موجود در انبار با اقلام مندرج در مدارک موجودیها (کارت انبار و کارت حسابداری انبار) و نهایتا حساب موجودیها مطابقت دارد ، موجودیها در مقاطع مشخصی شمارش می شوند. شمارش موجودیها(۱) یکی از اقدامات مهم اغلب واحدهای تجاری است . هنگام شمارش موجودیها از نیرو و امکانات تعداد زیادی از افراد، دوایر و قسمتهای مختلف استفاده می شود تا این کار هر چه سریع تر انجام گیرد و از توقف بیش از حد ماشین آلات جلوگیری شود. انجام اقدامات زیر میتواند شمارش موجودیها را تسهیل کند و هزینه های انبارگردانی را کاهش دهد .
به منظور فراهم کردن مقدمات شمارش و اجرای مطلوب آن ، انجام اقدامات زیر توسط افراد یا قسمتهای ذیربط ضروری است :
الف - مرتب کردن انبار موجودیهای انبار باید از قبل مرتب و به شکلی چیده شوند که به آسانی قابل رویت و شمارش باشند تا اجرای انبارگردانی نیاز به بررسیهای پیچیده و طولانی نداشته باشد و حتی الامکان کلیه اقلامی که دارای ماهیت مشابه می باشند در یک محل نگهداری کردند.
ب- شناسائی موجوديها. اطمینان حاصل شود که کلیه اقلامی که باید شمارش کردند به نحو صحیح و آشکارا قابل شناسایی می باشند. باید توجه داشت که اشتباه در شمارش مقدار موجودیها تنها اثر یک جانبه دارد در حالی که اشتباه در شناسائی موجودیها تاثیر دوگانه خواهد داشت .
ج - دستورالعمل انبارگردانی، نحوه شمارش و اقداماتی که حین انبارگردانی تا زمان خاتمه شمارش موجودیها باید انجام شود ، باید به شکل دستورالعملی از پیش تهیه گردد. معمولا دستورالعمل انبارگردانی حاوی کلیه جزئیات نمی باشد . بهترین شیوه آن است که قبل از شروع انبارگردانی جلسه ای با حضور مسئولین و سرپرستان قسمتهای مختلف تشکیل و اهمیت انبارگردانی برای همه تشریح و تفهیم شود . دستورالعمل انبارگردانی باید قابل انعطاف باشد و هر سال با توجه به تغییرات و شرایط موجود تعديل و اصلاح شود .
د - آموزش انجام دقیق عملیات شمارش موجودیها مستلزم رعایت اصول و ضوابط خاصی است که در دستورالعمل پیش بینی می شود. بدین منظور لازم است قبل از شروع انبارگردانی آموزشهای لازم در زمینه چگونگی انجام انبارگردانی ، خصوصا در مواردی که مقیاسهای شمارش و ابزار مکانیکی متفاوتی برای شمارش به کار گرفته می شود به افرادی که مستقیما در شمارش موجودیها دخالت دارند، داده شود . اهم مواردی که در جلسات آموزشی مطرح می شود به شرح زیر است :
شمارش صد درصد صحیح، حتی در بهترین شرایط، دشوار است. یک گروه شمارش معمولا متشکل از یک نفر شمارش کننده یک نفر کنترل کننده و یک نفر ثبت کننده تعداد شمارش شده در برگه های شمارش است . شمارش کنندگان معمولا از کارکنان واحد تجاری خواهند بود و وظیفه شناسائی و شمارش موجودیها را به عهده دارند. برخی از واحدهای تجاری درصدی از موجودیهای با ارزش پائین (کم ارزش) را برای شمارش انتخاب می کنند. با توجه به این که این گونه اقلام معمولا درصد زیادی از کل اقلام را تشکیل می دهند، محدود کردن تعداد آنها از نظر شمارش موجب کاهش هزینه انبارگردانی می شود و این امکان را فراهم می سازد تا به اقلام با اهمیت و با ارزشهای بالا توجه بیشتر معطوف شود . همواره این موضوع مطرح می شود که انباردار هنگام انبارگردانی دست کم دریافت و تحویل کالاها را که جنبه ضروری داشته انجام دهد. این موضوع میتواند موجب بروز اشتباهات در امر شمارش گردد. بهترین نحوه عمل این است که آن قسمت از محدوده انبار که قرار است اقلام آن شمارش شود تا پایان شمارش و کنترل آن توسط کنترل کنندگان و حسابرسان و رفع مغایرت بین مدارک انبار و شمارش مهر و موم شود .
برای حصول اطمینان از شمارش کلیه موجودیها ، برگه های شمارش باید بطور مسلسل شماره گذاری شوند. بسیاری از واحدهای تجاری از سیستمهای مکانیزه برای تهیه فهرست کارتهای موجودی و سرعت بخشیدن به پردازش اطلاعات مربوط به موجودیهای شمارش شده، استفاده می کنند. این موضوع باعث کاهش اشتباه در محاسبات و نتایج حاصل از شمارش موجودیها می گردد.
آشنایی با استاندارد حسابداری-قسمت ۱
دانلود استاندارد شماره ۱:نحوه ارائه صورتهای مالی
استاندارد حسابداری شماره ۵-استاندارد رویدادهای بعد از تاریخ
نکات کلیدی استخدام حسابدار
آموزش نرم افزار حسابداری همکاران سیستم:مقدمه
