مدارک لازم و ترتیب تنظیم اسناد هزینه های اداری در بخش دولتی به شرح زیر می باشد و اگر شما در ادارات حسابداری و ذیحسابی سازمان ها و دستگاه های دولتی فعالیت می کنید بایستی این مدارک را به ترتیب تهیه و تنظیم نمائید:
هر کدام از موارد فوق رامورد بررسی قرار می دهیم:
پس از اتمام مراحل تنظیم سند،برای پرداخت وجه سند تنظیمی ، برابر مواد ۵۲ و ۵۳ قانون محاسبات عمومی و ۲۸ و ۴۶ آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاهها ، حواله پرداخت با امضاء رئیس دستگاه اجرایی و در صورت تفویض اختیار، با امضاء مقامات تحویل اختیار شده از جانب او که دارای شماره و تاریخ اصل معتبر بوده و ضمیمه سند می شود.
شایان ذکر است که حواله بایستی بدون قلم خوردگی بوده و حاوی شماره - برنامه یا طرح یا کد ابلاغی و مواد هزینه، حسب مورد باشد که طبق دستورالعمل جدید ، فصول هزینه جایگزین مواد هزینه شده است.
پس از تنظیم صورت ریز فاکتور که در ادامه توضیح داده خواهد شد به جمع مبلغ نماینده یا صورت ریز فاکتور، سند هزینه حسابداری تنظیم می‌شود که در سند هزینه ، مواد هزینه ( طبق دستورالعمل جدید فصول هزینه) به تفکیک مشخص شده و دارای شماره و تاریخ و امضا های مجاز خواهد بود.
توضیح اینکه سند هزینه توسط رئیس دستگاه اجرایی یا مقام تفویض اختیار شده از جانب وی قابل انجام می باشد و شخصی که از جانب رئیس دستگاه اجرایی به وی تفویض اختیار شده مجاز به تفویض اختیار اختیارات به شخص ثالث می باشد.
صورت ریز فاکتور یا اسناد بایستی دارای ستون های ردیف و تاریخ فاکتور ، شرح کالا بوده و مواد هزینه (فصول هزینه) به تفکیک قید گردد.
در تنظیم برگ درخواست ، بایستی موارد زیر رعایت گردد :
فاکتور خرید بایستی حاوی اطلاعات زیر باشد:
فرم خدمات مالیاتی بایستی دارای آدرس و نام فروشگاه و تاریخ فاکتور و مبلغ فاکتور بوده و ممهور به مهر دارایی باشد و اگر هر کدام از اقلام فوق الذکر قلم خورده باشد بایستی پس از توضیح ، مجدداً توسط دارایی ممهور گردد در غیر این صورت فرم های خدماتی مخدوش و قلم خورده وجاهت قانونی نخواهد داشت.
رسید انبار بایستی حاوی اطلاعات زیر باشد:
حواله انبار بایستی حاوی اطلاعات زیر باشد :
همچنین در مورد حواله انبار توضیح این نکته ضروری است که هرچند استنادی در مورد لزوم وجود آن به عنوان جزئی از مدارک لازم برای پرداخت وجه سند هزینه خرید وجود ندارد ولی بنا به عللی وجود آن مهم به نظر می رسد که در اینجا فقط به دو مورد در این رابطه اشاره می کنیم :
بعضی از کالاها مستقیماً به پای کار ارسال می گردد که نیاز به تنظیم صورتجلسه تحویل کالا می باشد و علاوه بر آن برای نفت خط گاز و....... نیز بایستی صورتجلسه تحویل کالا ، تنظیم گردد که به اعتبار صورت جلسه تحویل کالا ، قبض انبار و حواله انبار صادر می شود.
در مورد برخی خرید ها ، احتیاج است که جلسه نفت تهیه و ضمیمه گردد مانند خرید چراغ ، شیشه و لوازمی که در خودرو نصب می شود که بایستی به امضای رئیس دستگاه اجرایی یا مقام تحقیق شده از جانب وی، کارپرداز، استفاده کننده،امین اموال و..... برسد امین اموال و به اعتبار صورتجلسه نصب، قبض انبار و حواله انبار صادر می گردد.
در پایان باید توجه کنید علاوه بر اینکه تمامی امضا ها بایستی ممهور به مهر ، نام و نام خانوادگی و سمت امضا کننده باشد بایستی تمامی اوراق مالی نیز به مهر اداره یا واحد یا شبکه مربوطه ممهور شده باشد.
دانلود کتاب نظام حسابداری بخش عمومی یا حسابداری دولتی
آشنایی با مراحل خرج در دستگاه های دولتی کشور
مدارک لازم و ترتیب تنظیم اسناد هزینه های خرید در بخش دولتی
مدارک لازم و ترتیب تنظیم اسناد هزینه های خدمات و قراردادها
آشنایی با مفاهیم حسابداری طرح های عمرانی در بخش دولتی
