فرم درخواست خرید کالا و خدمت زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که یکی از مراکز هزینه شرکت نیاز به یک کالا یا خدمت داشته باشد و کالا یا خدمت مورد نظر،از طریق موجودی فعلی کالا و همچنین سازمان کار فعلی شرکت قابل تهیه وتامین نباشد و کالا یا خدمت مورد نظر، بایستی از تامین کنندگان بیرونی تهیه گردد.
در این صورت واحد متقاضی درخواست خود را به واحد انبار یا واحد تدارکات ارسال نموده و این واحدها نسبت به بررسی موجود بودن یا نبودن کالا یا خدمت مورد نظر اقدام نموده و در صورتی که امکان تهیه آن کالا و خدمت مقدور نباشد نسبت به صدور فرم درخواست خرید کالا و خدمت اقدام می نمایند.
فرم درخواست کالا یا خدمت جهت اقدامات لازم بایستی تائیدیه هایی را داشته باشد که جزئیات آن به شرح زیر می باشد:
البته این مراحل و گردش کار می تواند با توجه به نوع شرکت و کوچک یا بزرگی آن،کمتر یا بیشتر شود.مثلا در دستگاههای دولتی،در صورتی که نوع خرید،معاملات متوسط و یا بزرگ باشد واحدهای قراردادها هم می تواند به عنوان یک واحد تایید کننده باشد.
در ادامه یک نمونه از گردش کار فرم درخواست خرید کالا را که در یک دستگاه دولتی مورد استفاده قرار می گیرد را می توانید مشاهده نمائید:
یک نمونه از گردش کار واحدهای مختلف در رابطه با فرآیند درخواست کالا تا رسید انبار در تصویر زیر نمایش داده شده است:
فرم درخواست خرید کالا و خدمت باید حاوی یک سری اطلاعات باشد تا از هر حیث شفاف بوده تا از بروز خطای احتمالی جلوگیری گردد که مهمترین این اطلاعات به شرح زیر می باشد:
خیر-فرم درخواست خرید کالا یا خدمت دارای سند حسابداری نیست و فقط یک سند مثبته ای است برای پیوست فرم رسید انبار.و فرم رسید انبار هست که دارای سند حسابداری می باشد.
یک نمونه از فرم درخواست خرید کالا جهت بهره برداری و استفاده شما کاربران گرامی سایت چابک به شرح تصویر پایین قرار داده شده است:
دوستان توجه داشته باشند که برای شرکت های متوسط به بالا وجود فرم درخواست خرید کالا بسیار ضروری است و پیشنهاد می کنیم هر چه سریعتر نسبت به طراحی و استفاده از فرم درخواست خرید کالا یا خدمت در فرآیند خرید کالای سازمان خود اقدام نمائید.
فرم درخواست خرید کالا و خدمت و ویژگی های این فرم
آموزش فرآیند خرید و تدارکات و یکپارچگی آن با سایر واحدهای سازمان
