بودجه بندی

بودجه بندی بخش مهمی از فرایند برنامه ریزی در یک سازمان می باشد و یک راهنمای مناسب برای رسیدن به برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت سازمان است. در بودجه بندی علاوه بر تعیین هدفهای کمی و بیان فعالیت های اجرایی اقدام به پیش بینی منابع مالی فعالیت ها در قالب دو اصل مچینگ ( Matching Principle) و هجینگ (Hedging principl) می شود.

اصل مچینگ به تأمین مالی فعالیتهای پیش بینی شده با رعایت تقدم زمانی دریافت مطالبات ناشی از فروش های نسیه بر پرداخت بدهی های ناشی از خریدهای نسیه اشاره دارد و اصل هجینگ به پیش بینی تأمین مالی کوتاه مدت جهت دارایی های جاری و پیش بینی تأمین مالی بلند مدت جهت دارایی های غیر جاری اشاره دارد.

انواع بودجه

بودجه از نظر شکل و محتوا به دو گروه زیر تقسیم می شود:

1. بودجه ثابت یا ایستا
2. بودجه انعطافی (قابل انعطاف یا متغیر)

بودجه ثابت

در بودجه ثابت (ایستا) هزینه ها بدون توجه به رفتار و گرایش آنها بر حسب متغیر و ثابت، به طور مختلط در بودجه منعکس می شوند و بودجه برای یک سطح از فعالیت در نظر گرفته میشود. این روش بودجه بندی در ارزیابی و انحراف سنجی نتایج اجرای بودجه از اتکای کمی برخوردار است و نمی توان اقلام بودجه را با اقلام مشابه واقعی مقایسه کرد.

بودجه انعطافی

در بودجه انعطافی هزینه ها به متغیر و ثابت تفکیک می شوند و انعطاف بودجه ناشی از واکنش رفتاری هزینه های متغیر است. در بودجه انعطافی تأکید بر مقایسه هزینه های متغیر و ثابت بودجه شده با هزینه های متغیر و ثابت واقعی است. بودجه انعطافی برای هزینه های متغیر مناسب است اما برای کنترل سربار ثابت ساخت مناسب نیست، زیرا سربار ثابت ساخت با تغییر در سطوح فعالیت تغییر نمی کند.

بودجه جامع

بودجه جامع یک نوع بودجه ثابت و ایستا می باشد و از دو بخش عملیاتی و مالی تشکیل شده است. بودجه عملیاتی با تعداد و مبلغ تهیه میشود در صورتی که بودجه مالی با مبلغ تهیه می شود. جدول زیر بخش های مختلف یک بودجه جامع را نشان میدهد:

فرآیند تهیه بودجه عملیاتی

بودجه عملیاتی، مجموعه ای از بودجه های زیر است:

1. بودجه فروش (مقداری و ریالی)
2. بودجه تولید
3. بودجه مواد مستقیم (مقداری و ریالی)
4. بودجه دستمزد مستقیم
5. بودجه سربار ساخت
6. بودجه موجودی پایان دوره
7. بودجه بهای تمام شده کالای فروش رفته
8. بودجه هزینه های اداری و فروش
9. صورت سود و زیان بودجه شده

بودجه فروش

بودجه فروش، پایه و اساس بودجه عملیاتی است، زیرا بقیه بودجه ها تابعی از اطلاعات بودجه فروش می باشند. مثال ۱) شرکت نرگس دو نوع محصول الف و ب را تولید و به فروش می رساند. شرکت نرگس جهت تهیه بودجه سال آینده اطلاعات زیر را تهیه نموده است:

مطلوبست تهیه بودجه فروش. پاسخ مثال فوق در پائین نمایش داده شده است:

بودجه تولید

بعد از تهیه بودجه فروش باید مشخص شود که شرکت چه تعداد واحد باید تولید نماید تا جوابگوی فروش مورد انتظار باشد. برای تهیه بودجه تولید نیاز به تعداد فروش (از بودجه فروش) و موجودی مورد انتظار اول دوره و پایان دوره می باشد.

 کالای ساخته شده بودجه شده اول دوره - کالای ساخته شده بودجه شده پایان دوره + مقدار فروش بودجه شده = بودجه مقدار تولید

بعد از تهیه بودجه تولید، باید بودجه هزینه های تولید شامل بودجه مواد مستقیم، دستمزد مستقیم و سربار ساخت تهیه شود.  

بودجه مواد مستقیم

بودجه مواد مستقیم دارای دو بخش است که عبارتند از:

1. بودجه مصرف مواد.
2. بودجه خرید مواد.

تهیه بودجه مواد مستقیم معمولا اولین بودجه مقداری و ریالی است.

مثال ۲) با توجه به مفروضات مثال بالا، مقدار مواد اولیه لازم جهت تولید یک واحد محصول الف ،۲ کیلوگرم ماده آلفا و ۳ کیلوگرم ماده بتا می باشد و مقدار مواد اولیه لازم جهت تولید یک واحد محصول ب،۱ کیلوگرم ماده بتا و ۴ کیلوگرم ماده گاما می باشد. بهای خرید هر کیلوگرم ماده آلفا، بتا و گاما به ترتیب ۲۰ ریال، ۱۵ ریال و ۱۰ ریال است. همچنین شرکت نرگس در نظر دارد موجودی ابتدا و انتهای دوره ماده اولیه به ترتیب، ماده آلفا ۱٫۵۰۰ کیلوگرم و ۳٫۲۰۰ کیلوگرم، ماده بتا ۱٫۷۰۰ کیلوگرم و ۵۰۰ کیلوگرم و ماده گاما ۱٫۰۰۰ کیلوگرم و ۲۰ کیلوگرم باشد.

مطلوبست: تهیه بودجه مصرف مواد و بودجه خرید مواد.

و در ادامه:

بودجه دستمزد مستقیم

جهت تهیه بودجه دستمزد مستقیم نیز همانند بودجه مواد مستقیم باید از بودجه تولیدات استفاده شود.

مثال ۳) با در نظر گرفتن اطلاعاتی مثال ۱ و با فرض اینکه ساعات کار مورد نیاز برای تولید هر واحد محصول الف ،۲ ساعت و برای تولید محصول ب ,۳ ساعت باشد و نرخ هر ساعت دستمزد مستقیم ۸۰ ریال است. مطلوبست تهیه بودجه دستمزد مستقیم.

 بودجه سربار ساخت

در تهیه بودجه سربار ساخت باید به گزارش هزینه ها توجه شود.لذا باید آنها را به ثابت و متغیر تقسیم نمود. مثال ۴) با در نظر گرفتن اطلاعات مثال ۴  و با فرض اینکه نرخ جذب سربار به ازای هر ساعت ۶۰ ریال باشد.مطلوبست تهیه بودجه سربار ساخت.

 بودجه بهای تمام شده کالای فروش رفته

بعد از تهیه بودجه هزینه های تولید می توان بودجه بهای تمام شده کالای فروش رفته را تهیه نمود. مثال ۵) با توجه به اطلاعات مثال های فوق،بهای تمام شده کالای فروش رفته را تهیه نمائید.

پاسخ به شرح زیر می باشد:

(A) =(46.000×۲۰)+(۶۹,۰۰۰×۱۵)+۳٫۶۸۰٫۰۰۰+۲٫۷۶۰٫۰۰۰=۸٫۳۹۵٫۰۰۰

(B) =(8.000×۱۵)+(۶۹,۰۰۰×۱۵)+۳٫۶۸۰٫۰۰۰+۲٫۷۶۰٫۰۰۰=۸٫۳۹۵٫۰۰۰

۸٫۳۹۵٫۰۰۰÷۲۳٫۰۰۰=۳۶۵                                                                      A بهای تمام شده هر واحد محصول

۳٫۸۰۰٫۰۰۰÷۸٫۰۰۰=۴۷۵                                                                        B بهای تمام شده هر واحد محصول

(۴۶٫۰۰۰×۲۰)+(۶۹٫۰۰۰×۱۵)=۱٫۹۵۵٫۰۰۰                                                 A مبلغ بودجه  مواد مصرف شده جهت محصول

(۸٫۰۰۰×۱۵)+(۳۲٫۰۰۰×۱۰)=۴۴۰٫۰۰۰                                                     B مبلغ بودجه  مواد مصرف شده جهت محصول

بودجه هزینه های فروش ، هزینه های اداری و هزینه های مالی

در بودجه بندی هزینه های فوق می توان آنها را به دو گروه ثابت و متغیر تقسیم نمود و مبلغ هزینه های فوق را بودجه بندی کرد.

 صورت سود و زیان بودجه شده

تهیه صورت سود و زیان بودجه شده با استفاده از مبالغ بدست آمده در بودجه عملیاتی، نتیجه نهایی بودجه عملیاتی می باشد.

فرآیند تهیه بودجه نقدی

بودجه نقدی یکی از اساسی ترین بودجه هایی است که سازمان ها تهیه می کنند. هدف از تهیه بودجه نقدی حصول اطمینان از تأمین وجوه نقد کافی جهت انجام تعهدات سازمان و ادامه عملیات آن می باشد. بودجه نقدی از چهار بخش به شرح زیر تشکیل شده است:

1. دریافت های نقدی - در این بخش کلیه دریافت های نقدی مورد انتظار از محل فروش نقدی و غیر نقدی، سود سهام، فروش داراییهای ثابت، فروش سرمایه گذاری ها، افزایش سرمایه و سایر دریافت ها به دقت پیش بینی می شود.
2. پرداخت های نقدی - در این بخش کلیه پرداخت های نقدی جهت خرید مواد اولیه، ملزومات، ماشین آلات، پرداخت حقوق و دستمزد، سود سهام و سایر هزینه ها و مالیات پیش بینی می شود.
3. کسری و اضافه وجوه نقد - به مابه التفاوت دریافتها و پرداخت ها، کسر و اضافه وجوه نقد می گویند. این مبلغ وضعیت مؤسسه را جهت تأمین کسری وجوه نقد و یا عدم نیاز وجوه نقد را مشخص می کند.
4. تأمین مالی - در صورت کسری وجوه نقد، مؤسسه اقدام به تأمین مالی می کند. عمده ترین منبع تأمین مالی وام می باشد، لذا در این بخش مبالغ وام های دریافتی و باز پرداخت آنها و سود تضمین شده آنها نشان داده میشود.

بودجه انعطافی

همان طور که بیان گردید، بودجه جامع یک بودجه ثابت و ایستا می باشد، زیرا حاوی اطلاعات در رابطه با یک حجم از فعالیت است در صورتی که بودجه انعطافی یا پویا برای بیشتر از یک سطح فعالیت تهیه می شود. بودجه انعطافی (قابل انعطاف) به مدیران امکان میدهد که هنگامی که سطح فعالیت مؤسسه با سطح فعالیت مورد انتظار متفاوت است، بتوانند برنامه های خود را به سادگی تعدیل نمایند. مراحل تهیه بودجه قابل انعطاف در تهیه بودجه قابل انعطاف مراحل زیر مورد توجه قرار می گیرد:

1. تعیین سطوح و دامنه فعالیت شرکت: دامنه فعالیت حداقل و حداکثر سطح فعالیت را نشان میدهد.
2. تفکیک هزینه ها به ثابت و متغیر
3. انتخاب سطوح فعالیت: سطوح انتخاب شده بین حداقل و حداکثر دامنه فعالیت می باشد.
4. تهیه بودجه قابل انعطاف

انحراف سنجی در رابطه با بودجه انعطافی و همچنین بودجه ثابت و عملکرد واقعی به شرح زیر است:

عملکرد بودجه جامع(ثابت)-عملکرد واقعی=انحراف بودجه جامع

  انحراف بودجه جامع به دو انحراف زیر تقسیم می شود:

۱-انحراف بودجه انعطافی

عملکرد بودجه انعطافی-عملکرد واقعی=انحراف بودجه انعطافی

۲-انحراف حجم فروش(عملیات)

عملکرد بودجه جامع-عملکرد بودجه انعطافی=انحراف حجم فروش

لازم به توضیح است که انحراف بودجه انعطافی و انحراف حجم فروش را می توان برای هر یک از اقلام بودجه به صورت تفکیکی محاسبه نمود. برای مثال برای محاسبه انحراف سود عملیاتی بودجه انعطافی و انحراف سود عملیاتی حجم فروش از فرمول زیر استفاده میشود.

سود عملیاتی عملکرد بودجه انعطافی - سود عملیاتی عملکرد واقعی = انحراف سود عملیاتی بودجه انعطافی

سود عملیاتی عملکرد بودجه جامع - سود عملیاتی عملکرد بودجه انعطافی = انحراف سود عملیاتی حجم فروش

روش های تفکیک هزینه های ثابت و متغیر

برای تعیین و تفکیک هزینه های ثابت و متغیر، زمانی که جمع هزینه ها بطور کلی بیان گردیده باشد می توان از روش های زیر استفاده نمود:

۱- روش بالاترین و پائین ترین سطح فعالیت

در استفاده از این روش دو فرض زیر در نظر گرفته می شود: الف) تغییرات هزینه به صورت خطی فرض می شود.

y=a+bx

جمع هزینه ها(متغیر وابسته)=y

هزینه ثابت کل=a

هزینه متغیر هر واحد=b

حجم فعالیت(متغیر مستقل)=x

ب) تغییرات در یک هزینه منحصرا به سطح فعالیت مخصوص به آن هزینه بستگی دارد و سطح فعالیت به عنوان متغیر مستقل در نظر گرفته می شود.

 (پائین ترین سطح فعالیت-بالاترین سطح فعالیت)/(هزینه در پائین ترین سطح فعالیت-هزینه در بالاترین سطح فعالیت)=هزینه متغیر هر واحد

(بالاترین یا پایین ترین سطح فعالیت × هزینه متغیر هر واحد) - هزینه کل در بالاترین یا پایین ترین سطح فعالیت = هزینه ثابت

۲-روش نمودار پراکندگی

روش نمودار پراکندگی آماری در این روش هزینه های مختلط روی محور ها و ارقام شاخص (ساعات مستقیم، ساعات کار ماشین آلات ، سطح تولید، ....) در روی محور Xها در نظر گرفته می شود. سپس مبالغ مربوط به هزینه ها را بصورت نقاط پراکنده بر روی نمودار منظور نموده و پس از نشان دادن تمام نقاط در صفحه مختصات، خطی ترسیم می شود. در نقطه ای که خط ترسیم شده محور عمودی را قطع می کند، بیانگر هزینه های ثابت است.  

۳- روش حداقل مربعات

تجزیه و تحلیل رگرسیون حداقل مربعات یک فن آماری است که وابستگی یا روابط بین متغیرهای وابسته و مستقل را بررسی می کند. این روش بهترین روش تفکیک هزینه های متغیر و ثابت از یکدیگر می باشد.

متغیر مستقل X متغیر وابسته ⇒ y = a + bx ⇒ y

برای محاسبه b (هزینه متغیر هر واحد) در یک جامعه آماری می توان از رابطه روبرو استفاده نمود:

²(b = ∑(x -X)(y -y)÷∑(x-x

  که در آن X میانگین سطوح فعالیت و y میانگین هزینه های کل می باشد. با محاسبه b و قرار دادن آن در معامله y= a + bx می توان مقدار a (هزینه ثابت کل) را محاسبه نمود.  

ضریب همبستگی (r) و ضریب دترمینان (r²)

روش حداقل مربعات وابستگی بین متغیر وابسته (y) و متغیر مستقل (X) را بیان می کند. اما میزان وابستگی بین متغیر وابسته و متغیر مستقل اندازه گیری نمی شود. ضریب همبستگی و ضریب دترمینان میزان وابستگی و روابط بین دو متغیر وابسته و مستقل را اندازه گیری می کند. ضریب همبستگی در دامنه ای بین ۱+ و ۱- در نوسان است. اگر ضریب همبستگی مثبت باشد، دو متغیر در یک جهت حرکت می کنند و اگر ضریب همبستگی منفی باشد، دو متغیر در دو جهت مختلف حرکت می نمایند. برای مثال هزینه ثابت به ازای هر واحد محصول دارای همبستگی منفی است. یک ضریب همبستگی ۱+ یا ۱- دلالت بر روابط خطی و همبستگی کامل بین متغیرها دارد و وقتی که ضریب همبستگی صفر باشد نشان می دهد هیچگونه روابط و همبستگی وجود ندارد.

r=∑(x - x) (y -y)÷√∑ (x-x)²×∑(y -y)

به منظور اینکه مفهوم و درک بهتری از ۳ بدست آید می توان آنرا به توان رساند که به آن ضریب دترمینان می گویند.r² علامت منفی احتمالی r را نیز از بین می برد و مقایسه میزان وابستگی بین دو متغیر را به صورت درصدی بیان می کند.

روش های بودجه بندی

برای تهیه بودجه جهت مقاصد مدیریتی، روش هایی به شرح زیر وجود دارد:

1. بودجه بندی بر مبنای سال قبل (سنتی)
2. بودجه بندی مستمر (گردشی)
3. بودجه بندی بر مبنای صفر
4. بودجه بندی بر مبنای فعالیت
5. بودجه بندی بر مبنای کایزن

بودجه بندی سنتی

در این نوع بودجه بندی از نتایج واقعی سال گذشته استفاده می شود و عمدتا در مؤسسات دولتی و غیر انتفاعی کاربرد دارد.

بودجه بندی مستمر

در این نوع از بودجه بندی برای نخستین بار بودجه ای یک ساله تهیه می شود و سپس بودجه اولین ماه سال به اجرا در می آید و در پایان ماه اول نتایج آن انحراف سنجی شده و در زمان اجرای بودجه ماه دوم بر اساس نتایج بودجه ماه اول اقدام به تهیه بودجه ماه اول سال بعد می شود. این فرآیند به طور مستمر تا پایان سال ادامه می یابد.

بودجه بندی بر مبنای صفر

این روش بودجه بندی برای اولین بار در سال ۱۹۷۳ در ایالات متحده آمریکا ابداع و اجرا شد. اجرای این روش بودجه بندی باعث نوسازی و تحول در دستگاه های دولتی می شود. مراحل اجرای این روش به شرح زیر است:

1. شناخت کلیه فعالیت های مراکز مسئولیت
2. دسته بندی هر واحد فعالیت در قالب گروه فعالیت ها و برنامه ها
3. ارزشیابی و درجه بندی گروه فعالیت ها بر حسب اولویت آنها
4. انتخاب و تخصیص بودجه به گروهی از فعالیت ها که ثمربخش بودن آنها اثبات می شود.

در این روش بودجه بندی پس از اجرای این مراحل برخی از فعالیت ها و واحدهای دوره پیش تعدیل و ترکیب جدیدی برای استفاده کنندگان بودجه تعریف میشود. این روش دارای مزیت انعطاف پذیری خاصی است. کر ایا روش بودجه بندی بر مبنای صفر برای برنامه های بلند مدت مورد استفاده قرار می گیرد و با تلفیق آن با روش بودجه بندی عملیاتی، امکان اجرای عادلانه، تخصیص بهینه منابع و امکانات فراهم می شود. آنچه که در بودجه بندی بر مبنای صفر حائز اهمیت است این است که شروع فرآیند بودجه بندی از نقطه صفر است.

بودجه بندی بر مبنای فعالیت

در این نوع از بودجه بندی فرآیند پیش بینی هزینه ها و منابع مورد نیاز بر حسب فعالیت های عملیاتی است، به نحوی که رسیدن به هدف های سازمانی با کارایی بهینه، امکان پذیر شود. در بودجه بندی بر مبنای فعالیت بر فعالیت های دارای ارزش افزوده و فعالیتهایی که منافع آنها از هزینه آنها بیشتر است تأکید می شود.

بودجه بندی بر مبنای کایزن

کایزن یک عبارت ژاپنی بوده و به مفهوم تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. بودجه بندی کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد، بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات ناگهانی و دگرگونی انفجاری بود بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آن که پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.

  بودجه بندی یکی از مباحث بسیار مهم حسابداری صنعتی است و ما نکات و کلیدواژه های با اهمیت از بودجه بندی را خدمت شما بیان کردیم.امیدوار هستیم این آموزش مورد استفاده شما عزیزان قرار بگیرد.