یک نرم افزار حسابداری خوب باید دارای چه امکاناتی باشد؟

نرم افزار حسابداری خوب باید چه امکاناتی داشته باشد تا پاسخگوی نیازهای یک کسب و کار یا بنگاه اقتصادی باشد و ما چقدر باید برای خرید یک نرم افزار حسابداری هزینه کنیم تا پاسخگوی نیازهای ما باید و بتوانیم از آن بیشترین بهره برداری را نمود.این یک سوال و چالش مهم برای مدیران کسب و کارهاست و شما به عنوان یک حسابدار،می توانید با تکیه بر تخصص و تجربیات خود کمک نموده و یک نرم افزار حسابداری خوب را انتخاب و خرید نمائید.عموما حسابدارها سعی می کنند تا خود را از این مساله دور کنند و صاحبین کسب و کارها هم می خواهند انتخاب نرم افزار حسابداری را به حسابدار یا مدیر مالی خود واگذار نموده تا جلوی هر نوع بهانه ای را بگیرند.خوب در این وضعیت راهکار چیست و چه کسی باید یک نرم افزار حسابداری خوب انتخاب برای واحد حسابداری انتخاب نماید.اصلا یک نرم افزار حسابداری خوب دارای چه ویژگی ها و امکاناتی است و ما چگونه می توانیم این امکانات و ویژگی ها را شناسایی و تشخیص دهیم؟برای پاسخ به این پرسش ها پیشنهاد می کنیم ادامه این مطلب را حتما مطالعه فرمائید.

 

دلایل خرید یک نرم افزار حسابداری

اولین سوالی که برای ما مطرح خواهد بود این هست که به چه دلیل می خواهیم نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خودمان تهیه کنیم.اصلا چه لزومی دارد که ما بخشی از سرمایه خودمان را صرف خرید نرم افزار حسابداری کنیم؟عموما نرم افزارهای حسابداری چه کاری برای کسب و کارها انجام می دهند که اینقدر دارای اهمیت هستند؟

پاسخ به این سوالات کار سختی نیست و شما برای پاسخ دادن به سوالات کافی است از نیازمندی های بنگاه اقتصادی خود اطلاع کسب کرده و مقداری هم در رابطه با نرم افزارهای حسابداری اطلاعات جمع آوری کنید و شرکت های نرم افزاری را بشناسید.در این صورت می توانید خیلی راحت به سوالات مورد نظر پاسخ دهید.

مهمترین دلایل خرید نرم افزار حسابداری عمدتا به شرح زیر می باشد:

1. یکپارچه نمودن واحدهای مختلف سازمان با یکدیگر
2. کاهش هزینه ها و صرفه جویی در وقت
3. مدیریت بهتر فرآیندها و عملیات کسب و کار
4. افزایش کارایی و بهره وری سازمان
5. جلوگیری از خطاهای کاربری و استفاده از پلتفرم های استاندارد

و کلی نیازهای دیگر که شما با مطالعه بیشتر و تحقیق و پرس و جو در محیط کاری خود،می توانید به آنها پی ببرید.  

ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب

یک نرم افزار حسابداری خوب یک سری مشخصه و ویژگی هایی دارد و این ویژگی ها و قابلیت ها به شما کمک می کند تا به خواسته ها و نیازهای خود دست پیدا کنید.بسیاری از این نیازها و ویژگی ها جنبه عمومی دارند و بعضی هم جنبه اختصاصی.به عبارتی دیگر یک سری از این قابلیت ها در سایر نرم افزارهای حسابداری هم وجود دارد ولی یک سری از این قابلیت ها بصورت اختصاصی خاص یک نرم افزار هست و در سایر نرم افزارهای حسابداری تولید شده توسط شرکت های نرم افزاری وجود ندارد.

ویژگی های عمومی نرم افزار حسابداری:

مهمترین ویژگی های عمومی یک نرم افزار حسابداری خوب به شرح زیر می باشد:

1. ساده گی و راحتی
2. یکپارچگی
3. فری باگ بودن یا بی خطا بودن
4. برخورداری از زبان برنامه نویس بروز و بانک اطلاعاتی مناسب
5. پیروی از استانداردهای حسابداری و مفروضات حسابداری
6. پیروی از آخرین قوانین مالیاتی،تامین اجتماعی و بخشنامه های ابلاغی دولت

این از ویژگی های عمومی یک نرم افزار حسابداری هست و حداقل امکاناتی است که باید داشته باشد.

ویژگی های اختصاصی یک نرم افزار حسابداری

مهمترین ویژگی های اختصاصی یک نرم افزار حسابداری به شرح زیر می باشد:

1. قابلیت تعریف کاربر و حقوق دسترسی ها و تعیین محدوده های دسترسی برای هر کاربر
2. قابلیت تعریف کدینگ حسابها(گروه-کل-معین) با ویژگی های مناسب
3. قابلیت دسته بندی و تعریف حسابهای تفصیلی
4. قابلیت تعریف انواع سند حسابداری
5. قابلیت صدور سند حسابداری با فیلدهای قانونی مورد نیاز همانند شماره و تاریخ سند،شرح سند و ....
6. امکان چاپ روکش سند حسابداری
7. مراحل رسیدگی اسناد-یعنی کاربرهای مختلف بتوانند اسناد حسابداری صادر شده را بررسی و کنترل و تایید نمایند.
8. قابلیت اخذ گزارشات حسابداری مهم همانند انواع ترازها،انواع دفاتر،گزارشات مقایسه ای و غیره
9. قابلیت اخذ گزارشات قانونی همانند گزارش دفتر روزنامه،گزارش دفتر کل،گزارش فصلی و ارزش افزوده
10. قابلیت انجام عملیات پایان سال همانند سند تعدیل ماهیت،سند سود و زیانی،سند اختتامیه و افتتاحیه

حال که ویژگی های عمومی و اختصاصی یک نرم افزار حسابداری را برای شما بیان کردیم،با اطلاعات بهتری می توانید برای شرکتی که در آن کار می کنید یک نرم افزار حسابداری انتخاب نمائید.

 

انواع نرم افزارهای حسابداری از نگاه تکنولوژی

نرم افزارهای حسابداری عموما سه دسته هستند:

1. نرم افزارهای تحت سیستم عامل داس که تقریبا از سال ۱۳۸۰ دیگه پشتیبانی نمی شوند ولی شرکت هایی هستند در ایران که از این گونه نرم افزارها استفاده می نمایند.
2. نرم افزارهای تحت ویندوز که سیستم عامل آن ویندوز هست و بسیاری از شرکت ها از این نرم افزارها استفاده می کنند.
3. نرم افزارهای تحت وب که آخرین تکنولوژی موجود در بازار هست و برخی از شرکت های تولید کننده نرم افزار،از این تکنولوژی استفاده  می کنند.

البته نرم افزارهای حسابداری بر پایه موبایل هم داریم که برای حسابداری کسب و کارهای تجاری مناسب نیستند. سوالی که مطرح می شود این است که ما از کدام تکنولوژی استفاده کنیم برای کسب و کار ما مناسب تر است؟

پاسخ به این سوال کار سختی نیست  و شما باید به بودچه خرید و نیازمندی های خود نگاه کنید.در حال حاضر شرکت معتبر و درجه یک تولید کننده نرم افزار نداریم که سیستم عامل داس را پشتیبانی کند.

بقیه شرکت های تولید کننده نرم افزارهای حسابداری یا بر مبنای ویندوز هستند یا تحت وب.سیستم های تحت ویندوز تقریبا نگهداری آنها راحت تر هست و سیستم های تحت وب،هزینه های نگهداری بیشتری نیاز دارند.  

چه میزان بودجه برای خرید نرم افزار حسابداری اختصاص دهیم؟

برای خرید نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود،باید به عوامل گوناگونی همچون حجم گردش اطلاعات و پیچیدگی فرآیندهای کسب و کار خود نگاه کنید.بهرحال اگر ابن عوامل را در نظر بگیریم،کسب و کارها به ترتیب زیر تقسیم بندی می شوند:

1. کسب و کارهای کوچک : در این گونه کسب و کارها،گردش مالی خیلی زیاد نیست و تعداد پرسنل شاغل در این نوع کسب و کارها هم کم بوده و به ندرت از ۱۰ نفر بیشتر می شود.در این گونه کسب و کارها،حداکثر تا ۱۰میلیون تومان بودجه برای خرید نرم افزار کافی خواهد بود.
2. کسب و کارهای متوسط : در این گونه کسب و کارها،گردش مالی نسبتا زیاد هست و تعداد پرسنل شاغل در این نوع کسب و کارها تا ۵۰ نفر می رسد.در این گونه کسب و کارها بین ۴۰ تا ۱۰۰ میلیون تومان بودجه منطقی می باشد.
3. کسب و کارها بزرگ : در این گونه کسب و کارها،گردش مالی بسیار بالاست و تعداد پرسنل بیشتر از ۵۰۰ نفر هست و بودجه ای که برای خرید نرم افزارهای حسابداری در نظر گرفته می شود بستگی به نرم افزاردارد.اگر نرم افزار آماده استفاده کنیم با نرم افزار سفارشی دارای قیمت ها و بودجه جداگانه ای می باشند.

دوستان در این پست تلاش کردیم تا شرایط و نحوه خرید یک نرم افزار حسابداری خوب را برای شما بیان کنیم.و اطلاعات جامعی را در اختیار شما عزیزان قرار دهیم.در صورتی که شما هم تجربه خرید نرم افزار حسابداری در مجموعه کاری خود را دارید می توانید آن را با ما و سایر کاربران به اشتراک بگذارید.