آشنایی با حساب تفصیلی و کاربردهای آن در سیستم های حسابداری

حساب تفصیلی یکی از پرکاربردترین واژه ها در نرم افزارهای حسابداری است و بسیاری از کسب و کارها برای بهره برداری مناسب تر از نرم افزارهای حسابداری، نیازمند استفاده و بکارگیری از امکان "حساب تفصیلی" در نرم افزارهای خود می باشند.استفاده از حساب تفصیلی باعث افزایش قابلیت های نرم افزارهای حسابداری و اخذ گزارشات کامل تر از نرم افزارهای حسابداری می گردد.بدون استفاده از حسابهای تفصیلی،امکان تهیه و ارائه گزارشات حسابداری مقدور نخواهد بود، از این رو پیشنهاد می کنم برای آشنایی بهتر با معنا و مفهوم حساب تفصیلی،تا انتها این مطلب آموزشی را مورد مطالعه قرار دهید.

تعریف حساب تفصیلی

تفصیل از واژه فصل می آید و یک کلمه عربی است و به معنی جدا و تفکیک می باشد.یعنی مجموعه ای از حسابها که می تواند متفاوت از حساب های سایر شرکت ها یا بنگاه های اقتصادی باشد.بطور مثال شما با افرادی سروکار دارید که یک شرکت دیگر در همین زمان ممکن است با آنها سروکار نداشته باشد.بنابراین حساب تفصیلی یک شرکت می تواند متفاوت از حساب تفصیلی سایر شرکت ها باشد.

کاربردهای حساب تفصیلی

مهمترین کاربرد حساب تفصیلی،پاسخگویی مناسب به گزارش گیری حسابداری و مالی می باشد و بدون استفاده از حساب تفصیلی،امکان پاسخگویی به نیازهای گزارش گیری مدیران درون سازمان و ذی نفعان برون سازمانی وجود ندارد.بطور مثال ما نیاز داریم گردش مشتریان خود را به تفکیک هر مشتری در سیستم حسابداری خود نگهداری کنیم و بدون استفاده از حساب تفصیلی،این امکان مقدور نخواهد بود یا اینکه ما نیاز داریم گردش و مانده حسابهای بانکی خود را به تفکیک در سیستم حسابداری داشته باشیم و بدون بکارگیری حساب تفصیل،این امکان وجود نخواهد داشت.

حساب تفصیلی برای اخذ گزارشات مطلوبتر و کاراتر از سیستم حسابداری است.

انواع حساب تفصیلی

حساب های تفصیلی خود دارای تقسیم بندی های گوناگونی هستند و هر کدام از حسابهای تفصیلی با یک سری از سرفصل های معین قابل استفاده یا به اصطلاح قابل گردش می باشند.مثلا تفصیلی از نوع حساب بانکی با معین موجودی بانک های ریالی قابل گردش یافتن می باشد.مهمترین حسابهای تفصیلی که از آنها استفاده می گردد به شرح زیر می باشند:

• حساب تفصیل از نوع حساب بانکی
• حساب تفصیل از نوع اشخاص و شرکت ها
• حساب تفصیل از نوع قرارداد
• حساب تفصیل از نوع کالا
• حساب تفصیل از نوع پروژه
• حساب تفصیل از نوع مرکز هزینه
• حساب تفصیل از نوع اعتبارات اسنادی
• ....

هر کدام از تفصیلی های فوق می توانند با حسابهای معین مختلفی گردش پیدا کنند.

مفهوم تعداد سطوح حساب تفصیل

منظور از تعداد سطوح حساب تفصیل،انواع حساب تفصیلی هایی است که یک حساب معین می تواند داشته باشد.مثلا حساب معین اسناد دریافتنی می تواند هم از نوع تفصیل اشخاص و شرکت ها استفاده نماید و هم از تفصیل پروژه یا قرار داد.اینکه یک حساب معین دارای چند سطح تفصیل باشد به نوع بنگاه مرتبط می باشد.مثلا یک بنگاه اقتصادی از نوع پیمانکاری نیاز هست از چندین سطح تفصیل استفاده نماید در حالیکه در بنگاه اقتصادی از نوع بازرگانی این نیاز احساس نگردد.

 همچنین در دستگاههای دولتی،سطوح حساب تفصیل بیشتری مورد نیاز هست و انواع حساب تفصیل هم بیشتر می باشد.

 با توجه به نوع بنگاه اقتصادی،استفاده از سطوح حساب تفصیلی می تواند متفاوت باشد.

ماهیت حساب تفصیلی

حسابهای تفصیلی ماهیت خاصی ندارند و به نوعی ماهیت خود را از حساب معین خود دریافت می دارند.بطور مثال حساب های بانکی،ماهیت حساب خود را از معین موجودی بانک های ریالی می گیرند و چون حساب معین موجودی بانک های ریالی ماهیتا بدهکار هستند پس حساب تفصیلی حسابهای بانکی هم باید بدهکار باشند.

پس ماهیت حساب برای حساب های تفصیل معنی پیدا نمی کند.