نرم افزارخزانه داری یا نرم افزار دریافت و پرداخت برای ثبت تمامی عملیات و گردش مربوط به حسابهای بانکی شرکت و همچنین گردش صندوق مورد استفاده قرار می گیرد و ما برای ثبت تمامی گردش های حساب های بانکی و صندوق کسب و کار خود می توانیم از نرم افزار دریافت و پرداخت استفاده نمایم.بسیاری از مدیران تصور می کنند که تمامی گردش های مربوط به خزانه داری را می توان با نرم افزار حسابداری انجام داد در حالیکه این یک تصور اشتباه می باشد.ما با استفاده از نرم افزار حسابداری،فقط می توانیم ثبت های حسابداری مربوط به هر رویداد حسابداری را ثبت و ضبط نمائیم در حالیکه زیرسیستم ها از جمله نرم افزار خزانه داری،امکان ثبت رویدادهای مرتبط به خود را دارا می باشند و شما می توانید رویدادهای خزانه داری را در نرم افزار خزانه داری ثبت نموده و در نهایت آنها را تبدیل به سند حسابداری کرده و به نرم افزار حسابداری ارسال نمائید.بدین طریق شما هم رویدادهای حسابداری را در نرم افزارهای خود دارید،هم ثبت های حسابداری مربوط به رویدادهای خزانه داری را.
حال که تا حدودی با اهمیت نرم افزارخزانه داری آشنا شدیم باید امکانات و قابلیت های یک نرم افزارخزانه داری را نیز بشناسیم.در زیر به امکانات و قابلیت های مهم نرم افزارخزانه داری اشاره می کنیم:
یک نرم افزارخزانه داری برای اینکه پاسخگوی نیازهای واحدخزانه داری و در نهایت امور حسابداری باشد باید امکانات و قابلیت های زیر را در خود داشته باشد:
نرم افزارخزانه داری می بایستی قابلیت ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمان همانند فروش یا انبار را داشته باشد و بتوان برمبنای اطلاعات آن زیرسیستم ها،اطلاعات دریافتی ها و پرداختی ها را ثبت نمود.در این صورت صرفه جویی در وقت و کاهش هزینه های کسب و کار را به همراه خواهد داشت.همچنین یکپارچگی بین نرم افزارخزانه داری با سایر نرم افزارها،باعث کاهش خطاهای کاربری خواهد شد.
برای خرید هر نوع نرم افزار مرتبط با واحد حسابداری بدون توجه به اسم و برند آن نرم افزار،باید دقت کنید که نیازها و خواسته های شما را پاسخ دهد.یک نرم افزارخزانه داری هر چقدر هم خوب باشد،در صورتی که با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان یکپارچگی نداشته باشد ارزش افزوده زیادی برای سازمان ایجاد نمی کند.پس حتما از نرم افزاری استفاده نمائید که متصل به سایر نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان باشد یا اصطلاحا با سایر نرم افزارها یکپارچه باشد.
یک نرم افزارخزانه داری خوب باید امکانات و قابلیت های اشاره شده در بالا را داشته باشد.هرچند بعضی از این امکانات ممکن هست که مورد نیاز شما نباشد ولی بهرحال بودن این امکانات و قابلیت ها بهتر از نبودن آن می باشد.احتمالا شما در آینده نزدیک به آنها نیاز خواهید داشت.
حتما به گزارشات توجه ویژه داشته باشید.گزارشات مورد نیاز خود را شناسایی کرده و فرمت آنها را نیز در قالب word یا pdf تهیه کرده و آن را با گزارشات موجود در نرم افزارخزانه داری خود انطباق دهید.
یک توصیه مهم این هست که اگر کسب و کار شما پراکندگی جغرافیایی ندارد بهتر هست که از نرم افزارهای تحت ویندوز استفاده نمائید.نگهداری نرم افزارهای تحت داس و نرم افزارهای تحت وب هزینه های بالایی دارند.در خیلی مواقع متخصصین آنها وجود نداشته یا کمیاب هستند و این کار را برای شما سخت خواهد کرد.
عزیزان در تهیه نرم افزارخزانه داری، باید به این نکته توجه داشته باشند که نرم افزار مورد نظر،حتما با سایر نرم افزارهای سازمان درارتباط باشد یا یکپارچگی داشته باشد.یکپارچگی به چه معناست؟یکپارچگی بین نرم افزارها،به این معناست که نرم افزارهای در حال تهیه یا در حال استفاده، بصورت منطقی و با یک تحلیل مناسب به یکدیگر اطلاعات داده و اطلاعات می گیرند.از این رو پروسه ورود اطلاعات در نرم افزارهای یکپارچه، سریعتر و آسان تر می باشد.پس حتما به یکپارچه بودن نرم افزارها،نگاه ویژه ای داشته باشید.
سوالی که مطرح می باشد این است که نرم افزارخزانه داری به عنوان یکی از نرم افزارهای حیاتی واحد حسابداری نیاز به چه اطلاعاتی از نرم افزارهای دیگر دارد و چه اطلاعاتی را به نرم افزارهای دیگر می دهد؟
خزانه داری مترادف دریافت و پرداخت می باشد.فردی که در واحد خزانه داری مشغول به فعالیت می باشد یا در حال دریافت مطالبات هست یا پرداخت تعهدات بنگاه اقتصادی.خزانه دار به تنهایی توانایی یا صلاحیت دریافت و پرداخت را ندارد و سایر واحدها باید به او در انجام شایسته وظایف خزانه داری کمک نموده و اطلاعات دهند.بطور مثال مهمترین دلیل دریافتی ها ،مطالبات شرکت هست که ناشی از فروش کالا و خدمات می باشد.پس واحد فروش یا بازرگانی باید اطلاعات صورتحساب های صادره را به واحد خزانه داری،به عنوان یکی از واحدهای تابعه حسابداری ارسال نموده و واحد خزانه داری بر اساس اطلاعات دریافتی،نسبت به ثبت دریافتی ها اقدام نماید.در این حالت ما می توانیم گزارش مانده مطالبات را از نرم افزارهای مورد استفاده خود اخذ نمائیم.همچنین واحد خزانه داری باید اطلاعات خریدها را داشته باشد تا بتواند نسبت به پرداخت وجوه مربوط به آن خریدها اقدام نماید.بنابراین واحد تدارکات باید اطلاعات مربوط به قراردادها یا فاکتورهای خرید را به واحد خزانه داری ارسال نماید.
تمامی دریافتی ها و پرداختی هایی که توسط واحد خزانه داری انجام می گیرد دارای سند حسابداری است.پس این رویدادها برای حسابداری ارسال و کارشناس مربوطه آنرا تبدیل به سند حسابداری می نماید.پس واحد خزانه داری از یک طرف اطلاعات مربوط به مطالبات را از واحد فروش دریافت نموده و از سویی دیگر اطلاعات خریدها را از واحد تدارکات و قراردادها دریافت می نماید و در نهایت اطلاعات خود را به واحد ثبت سند ارسال می نماید.انجام این عملیات در کسب و کارها بصورت مکانیزه همان مفهوم یکپارچگی است که سرعت در انجام عملیات جاری بنگاه اقتصادی را در پی دارد.
ما در این پست آموزشی اهمیت نرم افزارخزانه داری را برای شما بیان کردیم و بصورت خلاصه کاربردهای نرم افزارخزانه داری را نیز برای شما شرح دادیم.نرم افزارخزانه داری رابط بین نرم افزارهاست و حتما برای آن بودجه مجزا در نظر بگیرید.مهمترین دارایی های یک شرکت(وجوه نقد) در این نرم افزار مدیریت می گردد و هر چقدر شما برای آن هزینه نمائید،سود آن را نیز در آینده ای نزدیک دریافت خواهید کرد.
امیدواریم این آموزش مورد استفاده شما عزیزان قرار بگیرد و بتوانید از آن در کارهای حسابداری خود استفاده نماید.لطفا نظرات خود در رابطه با این آموزش را از طریق بخش نطرات با ما درمیان بگذارید.همچنین با امتیاز دادن به این آموزش،ما را از میزان رضایت خود از کیفیت این آموزش مطلع سازید.
چرا باید صندوق فروش داشته باشیم؟
10 گروه جديد از ابتداي سال آينده مشمول استفاده از سامانه هاي
روش ثبت نام پوز فروشگاهی در سایت دارایی
۷ سوال مهم به همراه پاسخ های قانونی در مورد مالیات بر ارزش ا
چه شرکتهایی ملزم به حسابرسی هستند
