بنگاه های اقتصادی با توجه به نیاز واحدهای زیرمجموعه خود به کالا و خدمات،ناگزیر به تامین کالا و خدمات از فروشندگان و تامین کنندگات مختلفی می باشند و با توجه به گستردگی و تخصصی بودن کالاها و خدمات و شرایط خرید کالا و خدمات از تامین کنندگان،فرآیند های خرید آنها نیز دارای تفاوت هایی بوده و شناخت این فرآیندها نیازمند تجربه و دانش در این بنگاه های اقتصادی می باشد.بطور مثال فرآیندهای خرید در یک شرکت از نوع سهامی عام بسیار متفاوت از یک شرکت بامسئولیت محدود هست.یا اینکه فرآیندهای خرید در یک شرکت با سهام حداکثری دولتی با یک شرکت سهامی خاص تفاوت هایی دارد.ما در این پست آموزشی این فرآیندها را مورد بررسی قرار خواهیم داد پس با ما همراه باشید.
در این آموزش ما با یک سری لغات و اصطلاحات مواجه خواهیم شد و در ابتدا قصد دارم اصطلاحات رایج مربوط به فرآیندهای خرید و تدارکات را جهت آشنایی بیشتر شما عزیزان تعریف نمائیم:
واحد تدارکات برای اینکه بتواند کالا یا خدمتی را خریداری کند نیازمند یک دستور و دستورالعمل می باشد و دستور و دستورالعمل از یکدیگر متفاوت می باشند.دستور در واقع همان درخواستی است که از طرف مراکز هزینه صادر و تائیدیه های مجاز را دارا می باشد، ولی در قالب دستورالعملی که از قبل تدوین شده است توسط واحد تدارکات خرید و تامین صورت می پذیرد.یعنی اینکه فقط وجود یک درخواست برای تامین کالا کافی نیست و واحدهای تدارکاتی باید به دستورالعمل ها نیز توجه نمایند.در دستگاه های دولتی،این دستورالعمل ها جنبه قانونی دارند و در صورتی که به آنها توجه نشود،عواقب قضایی برای مرتکبین خواهد داشت.
روش های خرید در واحد تدارکات به شکل های زیر می باشد:
در روش خرید از نوع نقدی،کارپرداز واحد تدارکات یا یکی از کارکنان مجاز،کالا یا خدمات مورد نیاز را سفارش داده و یا مبلغ آن را نقدا پرداخت نموده و کالا برای شرکت ارسال می گردد.معمولا در این روش دو حالت وجود دارد:
در این روش کارپرداز شرکت موظف است از تامین کنندگان مجاز،برای خرید کالا و خدمات مورد نیاز، استعلام(پیش فاکتور) تهیه نماید. در این مدل خرید،شما می بایستی با تامین کننده تماس حاصل نموده واطلاعات کالا و خدمات مورد نیاز خود را به آنها اعلام نمائید و درخواست استعلام بهاء نمائید.در روش های استعلامی،کارپرداز معمولا به ۳ پیش فاکتور یا استعلام بهاء نیاز دارد تا بتواند تصمیم گیری نهایی برای خرید کالا و خدمات را انجام دهد.یک نمونه فرم استعلام بها در زیر نمایش داده شده است:
در خریدهای استعلامی عمدتا خود کارپرداز تصمیم گیرنده می باشد ولی در برخی شرکت ها و در دستگاه های دولتی،کمیته ارزیابی در قالب فرمی بنام صورت خلاصه استعلام،پیش فاکتورهای دریافتی از تامین کنندگان را دریافت و مشاهده نموده و دستور خرید صادر می نمایند.
این نوع خرید عموما با خریدهای از نوع مناقصه ای تعبیر می گردد که اشتباه می باشد.عموما خریدهایی دارای فراخوان هست که در ابعاد بزرگ باشند.در دستگاه ها و شرکتهای دولتی به این نوع خریدها،معاملات بزرگ گفته می شود و معاملات بزرگ به سه روش زیر انجام می پذیرد:
در هر سه این روش ها،فراخوان صورت می پذیرد.یعنی در روزنامه های کثیرالانتشار کالا و خدمت مورد نیاز و مشخصات فنی آنها منتشر می گردد و در آن از تامین کنندگان واجدشرایط دعوت صورت می پذیرد.این نوع معاملات عمدتا زمان بسیاری را به خود اختصاص می دهند و فرآیند این نوع خریدها بسیار طولانی تر می باشد.برای این نوع معاملات جلسات مختلفی صورت می گیرد و در نهایت کمیته فنی شرکت ها و کمیته ارزیابی تصمیم گیرنده نهایی برای این نوع معاملات می باشند.
بطور خلاصه فرآیند خرید و تدارکات در تصویر زیر نمایش داده شده است.
برای هر نوع خریدی ما باید یک درخواست کالا داشته باشیم.یعنی یک واحد از واحدهای تابعه کسب و کار ما باید متقاضی کالا باشد.در صورتی که کالا در انبار موجود نباشد ،برای آن درخواست کالا،فرم درخواست خرید یا تامین کالا صادر می گردد و از اینجا به بعد کار خرید و تدارکات شروع می گردد.اگر مبلغ کالا ناچیز باشد آن کالا را نقدا خریداری می کنیم و اگر مبلغ کالا سنگین باشد و یا کالا تخصصی باشد،از استعلام کالا استفاده می نمائیم.تمامی این مراحل بصورت شماتیک در تصویر فوق نمایش داده شده است که یک نمونه ساده از گردش کار خرید و تدارکات را نشان می دهد.
تمامی مدارک و اسناد یک خرید به عنوان اسناد مثبته یک خرید، دارای اهمیت می باشند.حتی یک دست نوشته از مدیران سازمان می تواند تعیین کننده باشد.از این رو پیشنهاد می کنیم تمامی مدارک و مستندات مربوط به خرید ها را نگهداری نموده و در پایان فرآیند خرید،تحویل امور مالی نمائید.همچنین بهتر هست یک نسخه از این اسناد را در بایگانی واحد تدارکات نگهداری نمائید.
در دستگاه های دولتی این نسخ دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد.مهمترین اسناد مثبته خرید به شرح زیر می باشند:
در خریدهای از نوع بزرگ هم تمامی اسناد مربوط به شرکت کنندگان در این نوع خریدها هم ضمیمه اسناد شده و برای واحد حسابداری ارسال گردد. سخن پایانی......
فرآیند خرید و تدارکات با توجه به نوع سازمان و ابعاد آن می تواند دارای شاخ و برگ بوده و گستردگی داشته باشد.چارچوب اصلی این فرآیندها در این مبحث آموزش بیان شد و تلاش کردیم بصورت جامع و خلاصه خدمت شما عزیزان آموزش دهیم.ما در این پست در رابطه با فرآیندهای خرید از نوع فراخوان زیاد صحبت نکردیم چون بسیار گسترده می باشد ولی کتابی را به شما معرفی می کنیم که می توانید اطلاعات خوبی در رابطه به خریدهای از نوع مناقصه ای کسب نمائید.
فرم درخواست خرید کالا و خدمت و ویژگی های این فرم
آموزش فرآیند خرید و تدارکات و یکپارچگی آن با سایر واحدهای سازمان
