آشنایی با حساب کل وجوه نقد و کنترل های مربوط به آن

کاملترین تعریف نقد از لحاظ حسابداری عبارت است از آنچه که اگر به بانک ارائه شود معادل ارزش اسمی آن،بدون قید و شرط و فورا توسط بانک پرداخت گردد.به عنوان مثال می توان از اسکناس و مسکوک،چک،حواله ای بانکی،بروات دیداری،حسابداری پس انداز و دیداری نزد بانکها و سایر نهادهای مالی به عنوان نقد یاد نمود زیرا به محض ارائه به بانک مبلغ اسمی آنها به حساب مشتری منظور می گردد.

باید توجه داشت که وجوهی که بابت بیعانه خرید کالا یا خمات نزد دیگران می باشد و همچنین وجوهی که در حسابهای بانکی سپرده شده و برداشت از آنها تابع شرایط خاصی بوده و در هر زمان امکان پذیر نمی باشد،نباید به عنوان موجودی نق گزارش شوند.به عبارت دیگر هرگاه در استفاده از وجه نقد محدودیتی وجود داشته باشد نمیتوان آن وجوه(وجوه محدود شده) را به عنوان مانده وجوه نقد گزارش نمود.به عنوان مثال موجودی حساب جاری واحد تجاری که به دستور مقامات قضایی در با نک مسدود شده است نباید جزء وجوه نقد محسوب گردد. حسابهای مربوط به وجوه نقد اعم از صندوق و بانک از مهمترین حسابهای هر موسسه به شما می رود زیرا این حسابها معرف قدرت خرید کالا و خدمات و نیز قدرت پرداخت بدهی ها می باشد.مانده وجوه نقد به عنوان اولین رقم تشکیل دهنده دارییهای جاری در ترازنامه منعکس می گردد.

صندوق

حساب صندوق در موسساتی استفاده می شود که عملیات جاری آنها دریافت و پرداخت به صورت نقد را ایجاب می نماید.حساب صندوق شامل وجوه نقد ،اعم از مسکوک و اسکناس،حواله های بانکی و سایر اوراقی است که دارای خصیصه وجه نقد باشند.اما باید دقت نمود که مبالغ پرداختی به کارکنان به طور علی السحاب و پیش پرداخت به فروشندگان،نباید جزء موجودی صندوق محسوب گردد بلکه باید به ترتیب در حسابهای بدهکاران متفرقه و پیش پرداخت منظور گردند.همچنین وجوهی که توسط یک موسسه به عنوان سپرده نزد شخص یا موسسه دیگری نگهداری می شود،مانند پیش پرداخت بابت خرید کالا،سپرده شرکت در مناقصه و مزایده و نظایر آن نباید به عنوان موجودی نقد در ترازنامه انعکاس یابد. به هر حال،در موسساتی که از حساب صندوق استفاده می شود مسئولیت نگهداری صندوق و یا صندوق تنخواه گردان،به عهده فردی به نام صندوقدار می باشد.عملیات دریافت و پرداخت این صندوقها به طور روزانه توسط صندوقدار در دفاتر مخصوص بخود ثبت و در پایان هر روز مانده این حسابها طبق دفتر با موجودی نقد شمارش شده مطابقت داده می شود و بدین ترتیب از صحت عملیات اطمینان حاصل می گردد.واریز وجوه صندوق دریافت به حساب بانکی شرکت و دریافت وجه توسط صندوقدار این صندوق باید به استناد مدارک صورت گیرد و در هر دریافت، حساب صندوق بدهکار و در هر پرداخت نیز حساب مذکور بستانکار می گردد.

اضافه(کسر) صندوق

با توجه به حجم عملیات دریافتها و پرداختها،ممکن است صندوقدار در پایان هر روز با اضافه یا کسری صندوق مواجه گردد.چنانچه مبلغ اضافه یا کسر مبلغ با اهمیتی باشد،باید بررسی لازم در این رابطه به عمل آید.ولی در صورتی که این مبلغ ناچی باشد و یا ناشی از اشتاباهات تشخیص داده شود باید در دفاتر ثبت گردد.برای این کار از حسابی بنام کسری و شافی صندوق استفاده می شود.چنانچه صندوق کسری داشته باشد حساب مذکور بدهکار و حساب صندوق بستانکار می گردد و در صورتی که حساب صندوق اضافه داشته باشد حساب صندوق بدهکار و حساب کسری و اضافات صندوق بستانکار می گردد.

چنانچه جمع اضافات صندوق طی دوره مالی بیشتر از جمع کسری صندوق گردد طبعا مانده حساب کسری و اضافات بستانکار و اگر جمع کسری های طی دوره بیشتر از جمع اضافات صندوق باشد،مانده این حساب بدهکار می باشد.در هر دو حالت فوق،با توجه به تصمیمات بعدی مدیریت موسسه،یا مقررات جاری آن،مانده بدهکار یا بستانکار حساب کسری و اضافات صندوق ممکن است به بدهکار یا بسیتانکار حساب صندوقدار و یا به عنوان هزینه یا درآمد متفرقه در دفاتر ثبت گردد.

در برخی موسسات،ماهانه مبلغی به عنوان کسر صندوق به صندوقدار پرداخت می گرد.در این موسسات صندوقدار مسئول جبران کسری صندوق بوده و ثبتی بابت اضافات صندوق در دفاتر موسسه صورت نمیگیرد.

تنخواه گردان

در اغلب واحدهای تجاری برای پرداختهای جزئی و مستمر مانند ایاب و ذهاب و خرید برخی مواد ضروری و فوری،مقداری وجه مورد نیاز می باشد.پرداختهای مذکور از طریق چک غیرعملی می باشد،زیرا دریافت وجه چک از بانک موجب تاخیر در انجام آن عمل و نیز هزینه ای را در بر خواهد داشت.از سوی دیگر چون این پرداختها به طور مستمر صورت می گیرد و جمع آنها مبلغ قابل ملاحظه ای را تشکیل می دهد،اعمال کنترل بر آنها ضروری می باشد.برای انجام این کنترل ،در بسیاری از موسسات مبالغ مشخصی در اختیار یک یا تعدادی از کارکنان قرار می دهند که این مبالغ "تنخواه گردان" نامیده می شوند.معمولا در قبال مبلغ پرداخت شده به مسئول تنخواه گران،از وی تضمین کافی اخذ می شود.

لازم به ذکر است که میزان تنخواه گردان یا مبلغی ثابت و از قبل تعیین شده و یا مبلغی متغیر با تعیین حداکثر می باشد.  

الف-تنخواه گردان با مبلغ ثابت

در این روش حداکثر مبلغ تنخواه گردان تعیین شه و طی چکی به مسئولین تنخواه گردان پرداخت می گردد.به عنوان مثال فرض کنید شرکت چابهار با پرداخت مبلغ ۱۰۰.۰۰۰ ریال به آقای الف تنخواه گردانی ایجاد نماید.در این موقع معادل مبلغ چک،حسابی به نام تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک به همین مبلغ بستانکار می شود.ثبت فوق به شرح زیر است:

مسئول تنخواه گردان از محل مبلغ دریافتی،هزینه های انجام شده را پرداخت و مدارک مثبته این هزینه ها را جهت تجدید مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می نماید.دایره حسابداری پس از رسیدگی به مدارک و حصول اطینان ،چکی معادل هزینه های انجام شه صادر و به مسئول تنخواه گردان تسلیم می نماید.ثبت لازم در این مواقع،بدهکار نمودن هزینه ها و بستانکار کردن حساب جاری بانک می باشد.بدین ترتیب رقم موجودی تنخواه گردان بدون تغییر باقی می ماند مگر اینکه برای افزایش یا کاهش مبلغ تنخواه گردان اقدام گردد.

معمولا مانده حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالی یا هنگام تعویض متصدی تنخواه گردان به بانک یا صندوق واریز و اسناد هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می گرد تا این هزینه ها به درستی در دوره مربوطه ثبت گردند.

هرگاه تصمیم به افزایش تنخواه گردان گرفته شود،حساب تنخواه گردان یکبار دیگر معادل مبلغ دریافتی توسط مسئول تنخواه گردان، بدهکار و حساب بانک بستانکار می گردد. درهنگام کاهش مبلغ تنخواه گردان،حساب بانک یا صندوق یا هزینه ها بدهکار و معادل آن حساب تنخواه گردان بستانکار می گردد.فرض کنید مدیریت شرکت فوق تصمیم می گیرد که مبلغ تنخواه گردان آقای الف را از ۱۰۰.۰۰۰ ریال به ۸۰.۰۰۰ ریال کاهش دهد.در این هنگام ممکن است مسئول تنخواه گردن هنگام ارائه مدارک هزینه های انجام شده،معادل مبلغ هزینه ها وجه نقد دریافت نکند و مبلغ ۲۰.۰۰۰ ریال آن از حساب وی کسر گردد.چنانچه هزین های انجام شده توسط تنخواه گردان ۶۰.۰۰۰ ریال باشد و مدیریت شرکت قصد کاهش مبلغ تنخواه گردان را داشته باشد،هنگام ارائه اسناد هزینه ثبت زیر در دفاتر صورت می گیرد:

ثبت فوق بیانگر این مطلب است که ۴۰.۰۰۰ ریال از هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان،از محل بانک و ۲۰.۰۰۰ ریال دیگر از محل تنخواه گردان(جهت کاهش سقف تنخواه گردان) پرداخت گردیده است.  

ب-تنخواه گردان متغیر

نوع دیگر تنخواه گردان بدین طریق است که مبلغی به عنوان تنخواه گردان طی چک مسئول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار که اسناد مربوط به هزینه ارائه می شود از حساب وی کسر میگردد.مبلغ پرداختی به مسئول تنخواه گردان بابت تجدید آن،در هر بار معادل اسناد هزینه ارائه شده توسط وی می باشد.البته در این نوع از تنخواه گردان،پرداخت وجه لزوما همزمان با ثبت هزینه های انجام شده نبوده بلکه پرداخت وجه با درخواست از طرف مسئول تنخواه گردان صورت می گیرد.به عنوان مثال فرض کنید در تاریخ ۱۴فروردین ماه مدیران شرکت کمند تصمیم گرفتند برای پرداخت هزینه های جزئی مستمر خود با پرداخت مبلغ ۵۰۰.۰۰۰ ریال تنخواه گردانی ایجاد نمایند.آنها با صدور چکی در وجه آقای احمدی به عوان مسئول تنخواه گردان تصمیم خود را عملی نمودند.ثبت لازم در این مورد به شرح زیر می باشد:

آقای احمدی در تاریخ ۱۸ فروردین اسناد و مدارک مثبته ای دال بر انجام هزینه ملزومات به مبلغ ۱۴۰.۰۰۰ ریال و تعمیرات وسائط نقلیه به مبلغ ۲۰۰.۰۰۰ ریال به دایره حسابداری ارائه نمود.پس از بررسی مدارک فوق و حصول اطمینان از صحت مدارک،ثبت زیر در دفاتر شرکت صورت پذیرفت:

حال آنچه آقای احمدی وجه نقد درخواست نماید معادل مبلغ پرداخت شده به آقای احمدی حساب تنخواه گردان بدهکار و با نک بستانکار می گردد.فرض کنید آقای احمدی در تاریخ ۲۱ فروردین ماه مبلغ ۴۰۰.۰۰۰ ریال وجه نقد درخواست نماید.ثبت لازم در این تاریخ به شرح زیر خواهد بود:

به این ترتیب حساب تنخواه گردان مرتبا بدهکار یا بستانکار می گردد.در این روش همیشه یک ثبت اضافی نسبت به روش اول وجود دارد.زیرا ارائه مدارک هزینه مستلزم یک ثبت و دریافت وجه توسط تنخواه گردان نیز مستلزم ثبت دیگری می باشد.اما به هر حال در پایان دوره مالی یا هر تاریخ دیگر که تصمیم به بستن حساب تنخواه گرفته شود،ابتدا حساب هزینه ها بدهکار و تنخواه گردان بستانکار و معادل مانده حساب تنخواه گردان ثبت دیگری با بدهکار نمودن حساب بانک یا صندوق و بستانکار نمودن حساب تنخواه گردان صورت می گیرد.

فرض کنید مانده حساب تنخواه گردان در شرکت کمند در تاریخ ۱۵ اسفند ۹۷ معادل ۴۴۰.۰۰۰ ریال باشد و آقای احمدی در تاریخ ۲۵ اسفند اسناد هزینه مربوط به خرید نوشت افزار به مبلغ ۵۰.۰۰۰ ریال و پرداخت بابت هزینه سوخت به مبلغ ۱۵۰.۰۰۰ ریال به دایره حسابداری ارائه نمود و قرار شد حساب تنخواه در این تاریخ بسته شود.ثبت لازم به شرح زیر می باشد:

همانطور که ملاحظه می شود مبلغ ۲۴۰.۰۰۰ ریال که به حساب بانک مسترد گردید وجهی است که آقای احمدی پس از پرداخت هزینه ها در اختیار داشته و می بایست به شرکت برگرداند.البته ثبت فوق می توانست به صورت دو ثبت مجزا نوشته شود که در اینجا به صورت ثبت مرکب نوشته شده است.

حساب بانک

همانطور که قبلا اشاره شد وجوه نقد با توجه به ویژگی هایی مانند پایین بودن حجم آن سهولت نقل و انتقال،قابلیت تبدیل به هر نوع کالا،مقبولیت آن توسط عموم مردم و سایر ویژگی های دیگر از جمله داراییهایی است که بیشتر از بقیه داراییها در معرض سوء استفاده می باشد.بنابراین لازم است کنترل بیشتری نسبت به آن صورت گیرد.یکی از کنترل های موثر بر وجوه نقد،نگهداری آن در بانک می باشد.امروزه بیشتر دریافتها و پرداختها عمده موسسات و واحدهای تجاری از طرقی سیستم بانکی صورت میگیرد و موسسات نیز ترجیح می دهند که قسمت اعظم وجوه نقد خود را نزد بانکها نگهداری نمایند.

نگهداری وجوه در بانک عملا به صور گوناگونی انجام می گیرد.گاهی موسسات برای دریافتها و پرداختهای خود اقدام به افتتاح حساب جاری نموده و هر گاه به بانک مراجعه نمایند می توانند مبلغ موجود در حساب خود را بوسیله چک دریافت نمایند.گاهی نیز موسسات مقداری از وجوه خود را به صورت پس انداز قرض الحسنه یا سپرده های سرمایه گذاری کوتاه مدت و بلندمدت نزد بانکها نگهداری می نمایند.به طور کلی آن قسمت از وجوه نقد که به صورت حساب جاری و سپرده های دیداری نزد بانکها نگهداری می شود جزء موجودی نقد موسسه و مبالغی که به صورت سپرده های سرمایه گذاری در بانک نگهداری می شوند و برداشت از آنها در هر زمان ممکن نمی باشد نباید جزء موجودی نقد تلقی گردد.

سپرده های سرمایه گذاری ثابت که شرکت به قصد بلندمدت در آنها سرمایه گذاری نموده است و یا محدودیتی در برداشت آن وجود ندارد باید به عنوان سرمایه گذاری بلندمدت در ترازنامه طبقه بندی شوند.بدین ترتیب وقتی سخن از موجودی نقد به میان می آید تنها حساب جاری یا هر حساب دیگری که بدون قید و شرط و در هر تاریخ قابل برداشت باشد مورد نظر می باشد.

موسسات اکثر عملیات نقدی خود را از طریق حساب جاری انجام می دهند زیرا واریز وجه و دریافت از این حساب آسان بوده و این امر نوعی کنترل برای موجودی نقد محسوب می گردد.سپردن وجوه نقد به حساب جاری،اصطلاحا واریز به حساب بانکی نامیده می شد و اعلامیه یا مدرکی که بانکها در قبال واریز وجه به صاحب حساب ارائه می دهند "اعلامیه بستانکار" نام دارد.دارنده حساب از جمله بستانکاران بانک بوده و بانک با ارسال اعلامیه بستانکار،به صاحب حساب اطلاع می دهد که حساب شما در دفاتر ما بستانکار شد.از این جهت به این اعلامیه ،اعلامیه بستانکار اطلاق می گردد.

برداشت های معمولی از حساب جاری بانک از طریق چک صورت میگیرد.هنگام افتتاح حساب جاری،دسته چکی از طرف بانک در اختیار صاحب حساب قرار داده می شود که شماره حساب جاری،روی تک تک برگه های آن درج شده و اوراق آن دارای شماره سریال چاپی می باشد.قسمت انتهایی هر چک،ته چک نامیده می شود که جهت اطلاع بیشتر در مورد چک های صادر شده،نزد دارنده حساب نگهداری می شود.باید توجه داشت که چک در هر تاریخ که صادر شود نقد شده محسوب می گردد و صدور چک مدت دار طبق قوانین جاری مملکتی منع شده است.

مانده بستانکار حساب بانک(اضافه برداشت)

اگر چه دارنده حساب جاری تنها مجاز به صدور چک حداکثر تا میزان موجودی نقد نزد بانک می باشد اما برخی از موسسات با توجه به اعتباری که نزد بانکها کسب نموده اند ممکن است بیشتر از میزان موجودی خود،چک صادر نمایند و بانک نیز مبلغ چک را پرداخت نماید. در این حالت در دفاتر دارنده ی حساب،مانده بستانکار حساب بانک در قسمت چپ ترازنامه و در طبقه بندی بدهی های جاری نمایش داده می شود.

چنانچه واحد تجاری در چندین بانک حساب جاری داشته باشد و مانده برخی از آنها بستانکار و مانده برخی دیگر نیز بدهکار باشد برای نمایش حساب بانک در ترازنامه باید مجموع حسابهای بانکی که دارای مانده بدهکار هستند در سمت راست ترازنامه جزء اقلام دارایی و مجموع حسابهای باننکی که دارای مانده بستانکار می باشند در سمت چپ ترازنامه در قسمت بدهی ها نمایش داده شود. نکته مهم) باید توجه داشت که نمی توان مانده بستانکار یک حساب بانکی را با مانده بدهکار یک حساب بانکی دیگر تهاتر نمود زیرا این امر به گمراهی استفاده کنندگان صورت های مالی منجر می گردد.

صورت حساب بانک

بانک ها معمولا به طور ماهانه ،شش ماه،سالانه یا در هر موقعی که دارنده حساب تقاضا نماید گزارشی از عملیات حساب جاری وی جهت اطلاع و تائید صحت عملیات مندرج در آن گزارش تهیه و در اختیار دارنده حساب قرار می دهند.این گزارش به "صورت حساب بانک" معروف است.صورتحساب بانک با مانده اول دوره شروع و کلیه برداشتها در ستون بدهکار و کلیه وجوه واریز در ستون بستانکار آن ثبت شده و نهایتا مانده حساب بانک در تاریخ تهیه این صورتحساب اعلام می گردد.

جهت حصول اطمینان و رفع اشتباهات احتمالی،می بایست عملیات مندرج در دفاتر با ارقام گزارش شده در صورتحساب بانک تطبیق داده شود.بدیهی است که اقلام مندرج در ستون بدهکار صورتحساب بانک باید با اقلام مندرج در ستون بستانکار حساب بانک در دفاتر موسسه (دارنده حساب) و همچنین اقلام مندرج در ستون بستانکار صورتحساب بانک نیاز باید با اقلام مندرج در ستون بدهکار حساب بانک در دفاتر دارنده ی حساب مطابقت داشته باشد زیرا از دیدگاه دارنده حساب،بانک یکی از بدهکاران وی بوده و به طبع مانده طبیعی حساب بانک در دفاتر بدهکار و از طرف دیگر دارنده حساب از جمله بستانکاران بانک بوده و لذا حساب وی در بانک دارای مانده طبیعی بستانکار می باشد.

همانطور که در بالا توضیح داده شد ،عملیات حساب بانکی در دفاتر دارنده حساب ،عکس وضعیت این حساب در دفاتر بانک می باشد.بدین معنی که اقلام مندرج در ستون بدهکار حساب بانک در دفاتر دارنده حاب باید عینا با اقلام مندرج در ستون بستانکار این حساب در دفاتر بانک مطابقت داشته باشد.بدین ترتیب انتظار می رود که مانده دو حساب در یک تایخ معین با یکدیگر مطابقت نداشته باشند.این عدم تطابق می تواند به دلایل زیر باشد:

1. تاخیر در ثبت یک یا چند مبادله توسط دارنده حساب یا بانک
2. اشتباه در ثبت یک یا چند مبادله توسط هر یک از طرفین

مغایرت بانکی را در مباحث قبلی بطور مفصل آموزش دادیم و شما می توانید از پست های قبلی سایت چابک آن را مطالعه بفرمائید و در اینجا دیگر از آموزش آن صرف نظر می کنیم.  

در این پست آموزشی قصد داشتیم سرفصل حساب موجودی نقد و بانک را موشکافی کرده و توضیحات کاملی را خدمت شما آموزش دهیم.مهمترین اجزای مربوط به موجودی نقد را برشمردیم و نکات مربوط به هر یک را بیان کردیم.امیدواریم این آموزش از سری آموزش های رایگان حسابداری سایت چابک مورد استفاده شما عزیران قرار گرفته باشد.شما می توانید نقطه نظرات ارزشمند خود را با ما در میان گذاشته و یا با امتیاز دهی به این پست،ما را  از کیفیت این مطلب آموزش مطلع فرمائید.