رسید انبار چیست؟ آشنایی با انواع رسید انبار و سند حسابداری آنها

رسید انبار به عنوان یکی از اسناد مثبته انبار می باشد.با استفاده از فرم رسید انبار انباردار می تواند کالاهای ارسال شده را در انبار وارد نماید.اطلاعات این فرم نشان می دهد که نشان می دهد کالای تامین شده به انبار وارد شده و در محل مربوطه قرار گرفته است.رسید انبار یک سند مثبته ای است که با استفاده از آن ما می توانیم اعلام کنیم کالا در انبار موجود شده است.

در صورتی که کالای خریداری شده از طریق رسید انبار وارد انبار گردد یعنی اینکه تامین کننده تعهد خود مبنی بر تحویل کالا را انجام داده و در صورتی که مبلغ فاکتور پرداخت نشده باشد ما متعهد هستیم در اسرع وقت نسبت به پرداخت مطالبات تامین کننده اقدام کنیم.البته اینکه این فرم را چگونه مورد استفاده قرار دهیم بستگی به کسب و کار شما دارد و رویه و روال انبار که در ادامه اشاره خواهیم کرد.

چیزی که الان باید بدانیم این هست که سندی مثبته ای که باعث افزایش موجودی کالا در انبار ما بشود رسید انبار هست یا اسناد وارد است و ما در این پست و سایر پست های دیگر سایت چابک به آن رسید انبار می گوئیم.

 انواع رسید انبار را بشناسید...

برای رسید انبار انواع مختلفی وجود دارد و متداولترین این فرم به شرح زیر می باشد:

1. رسید انبار موقت
2. رسید انبار دائم
3. رسید تحویل مستقیم

رسید انبار موقت چیست؟

از این رسید انبار زمانی استفاده می گردد که ما بخواهیم کالاهای ارسال شده به انبار را کنترل کیفی و بازرسی کیفی انجام بدهیم.در این صورت کالا را بصورت موقت رسید می کنیم تا کارشناسان واحد کنترل کیفیت،کالا یا کالاهای ارسالی را مورد بررسی فنی قرار دهند و در صورتی که کالا از نظر مشخصات فنی مورد تائید قرار بگیرد صورت جلسه تهیه شده و برای انباردار ارسال می گردد.

شرکت های دولتی به جهت انطباق کالاهای خریداری شده با LOM تهیه شده توسط واحد درخواست کننده، باید ارزیابی کنترل کیفی انجام دهند.البته این کار بیشتر برای کالاهای سرمایه ای انجام می پذیرد.کنترل کیفی در بخش خصوصی هم یک رویه مرسوم می باشد و نحوه انجام آن هم بستگی به ابعاد بزرگی کسب و کار دارد.مثلا در شرکت هایی همانند ایران خودرو و سایپا واحدهای بزرگی را به عنوان کنترل کیفیت در اختیار دارند در حالیکه شرکت های کوچک تر ممکن است همچنین واحدی را نداشته باشند و یک نفر کار بازرسی فنی را انجام دهد.

بهر حال اگر در رویه های یک شرکت،بازرسی کیفی وجود داشته باشد حتما باید صورت جلسه مربوطه پیوست رسید انبار دائم باشد. نکته :برای رسید انبار موقت سند حسابداری صادر نمی گردد.  

رسید انبار دائم چیست؟

فرم رسید انبار دائم فرمی است که نشان می دهد کالا به انبار بصورت قطعی وارد شده و می توان آن را به عنوان موجودی قلمداد کرد و واحدهای درخواست کننده می توانند از طریق فرم درخواست کالا از انبار،آن را درخواست نموده و مورد استفاده قرار دهند.

رسید انبار دائم دارای سند حسابداری است و واحد حسابداری انبار برای صدور سند حسابداری مربوطه حتما باید یک نسخه از رسید انبار و اسناد پیوست آن را دارا باشد.در غیر این صورت امکان صدور سند حسابداری وجود ندارد.

رسید انبار باید شامل اطلاعات زیر باشد:

1. نام تامین کننده
2. شماره درخواست خرید
3. شماره رسید انبار
4. تاریخ رسید انبار
5. نام انبار و محل نگهداشت کالا
6. نام کالا
7. واحد سنجش کالا
8. تعداد
9. توضیحات

البته هر کسب و کاری می تواند با توجه به نیازهای خود فیلدهای بیشتری را به این فرم اضافه نماید.

یک سوالی که مطرح می شود این است که ریال خرید کجا نگهداری می شود؟

پاسخ این است که انباردار هیچ نیازی به داشتن اطلاعات ریال خرید ندارد و اطلاعات ریالی کالا توسط واحد تدارکات یا کارپردازی تحویل امور مالی می شود.پس اطلاعات ریالی نباید در اختیار واحد انبار باشد.

فرم رسید انبار دائم دارای چه اسناد پیوستی می باشد؟

واحد مالی باید دقت داشته باشد که ذیل رسید انبار حتما باید اسناد مرتبط با آن را نگهداری نماید.این اطلاعات می تواند رسید انبار موقت،پیش فاکتور تامین کننده،فاکتور خرید تامین کننده،برگ ارسال واحد تدارکات یا قرارداد خرید باشد.در صورتی که این مدارک پیوست نمی باشد می بایستی از واحد تدارکات درخواست نمائید.

 رسید تحویل مستقیم

هرگاه واحد درخواست کننده کالای مورد نیاز خود را بصورت اورژانسی نیاز داشته باشد واحد تدارکات می تواند بدون ارسال کالا به انبار و طی تشریفات انباری،کالا را بطور مستقیم به واحد متقاضی ارسال نموده و اسناد مدارک آن را به امور مالی و انبار ارسال نماید.در این صورت انباردار می تواند مدارک و مستندات را دریافت نموده و در کارت کالا ثبت نماید.

امور مالی نیز با توجه به مستندات ارسالی و کنترل این مستندات نسبت به صدور سند حسابداری اقدام نماید.

نحوه ریالی نموده رسید انبار

اگر می خواهید اطلاعات مربوط به رسید انبار را تبدیل به سند حسابداری نمائید باید آن را ریالی کنید.بطور کلی برای ریالی نمودن رسیدهای انبار یا اسناد وارده به انبار باید صورتحساب  خرید یا بهای تمام شده ساخت کالا را استخراج کرده و بر اساس آن ،عملیات ریالی کردن را انجام دهید.

برای رسید انبار از نوع خرید باید از فاکتور خرید استفاده نمائید.برای رسید انبار از نوع تولید باید قیمت تمام شده کالای ساخته شده را استخراج نمائید.  

سند حسابداری رسید انبار

فرم رسید انبار دارای سند حسابداری است  چون به موجودی یکی از اقلام ترازنامه ای افزوده شده و از موجودی یکی از اقلام ترازنامه ای کاسته شده است و چون این رویداد اثر افزاینده و کاهنده دارد پس باید این اثرات در اسناد حسابداری و دفاتر حسابداری انعکاس یابد.

در ساده ترین و متداولترین حالت وقتی یک کالایی خریداری می گردد ثبت زیر صادر می گردد:

همان طور که اشاره شد ثبت های فوق برای خرید کالا بسیار متداول هست و فقط ممکن هست آیتم هایی به آن اضافه گردد مثل حمل و باربری یا ارزش افزوده. در این صورت حساب های حمل/باربری/ارزش افزوده به مبالغ مندرج در صورتحساب بستانکار شده و موجودی کالا بدهکار می گردد.

توجه داشته باشید برای رسید مستقیم بجای استفاده از معین موجودی کالا،باید معین مورد نظر استفاده شود.در صورتی که کالا به خط تولید تحویل شده باشد باید معین های تولیدی بدهکار شود.در صورتی که کالا به مراکزی غیر از تولید تحویل شده باشد باید معین های هزینه استفاده شود.

 برگشت رسید انبار

اگر به هر دلیل کالای رسید شده دارای ایراد و عیب باشد و شما بخواهید کالای خریداری شده را به فروشنده آن مرجوع نمائید باید از یک فرمی استفاده نمائید بنام برگشت رسید انبار که از خانواده حواله انبار بوده و کالای معیوب را از انبار خارج نموده و برای فروشنده ارسال نمائید.

بهتر است فرم برگشت رسید انبار بر مبنای فرم رسید انبار صادر گردد.در این صورت مغایرت مابین اطلاعات رسید انبار و برگشت رسید انبار وجود نخواهد داشت.

برای سند حسابداری هم ثبت های معکوس رسید انبار صادر می گردد و آیتم هایی که برای رسید انبار استفاده شده دقیقا برای برگشت رسید انبار هم استفاده خواهد شد فقط بصورت معکوس.

  در این پست یکی از فرم های مهم انبار را آموزش دادیم و ثبت های حسابداری مربوط به رسید انبار را نیز بیان کردیم.اگر شما قصد دارید مطالب بیشتری از انبار بیاموزید به شما پیشنهاد می کنیم حتما این پست ها را مطالعه نمائید.پیشنهاد می کنیم بصورت ویژه پست "آموزش حسابداری انبار و ثبت های حسابداری مرتبط با اسناد و فرم" را مطالعه فرمائید.