همانطورکه می دانید شرکتهای بزرگ ازلحاظ قانونی ملزوم به حسابرسی سالیانه می باشند لذا شما باید بتوانید در مقابل حسابرسان یا بازرسان جوابگو باشید. اما حسابرسان در حسابرسی حساب حقوق و دستمزد به چه طریقی عمل می کنند و شما باید به چه مواردی توجه نمایید. ازآنجاکه آیتم ها و عوامل تشکیل دهنده حقوق و دستمزد زیاد است بررسی ها و رسیدگی های متفاوت و متعددی انجام مورد نیاز است.حسابرسان برای رسیدگی سرفصل هزینه های حقوق و دستمزد از روش های مختلفی بهره می برند که در ادامه این آموزش به آنها اشاره خواهیم کرد:
مرور پرونده سال قبل، اطلاعاتی کلی راجع به بخشنامه ها، دستورالعمل ها و آیین نامه های داخلی شرکت در ارتباط با حقوق و دستمزد ارائه میکند. همچنین مطالعه نقاط ضعف کنترل های داخلی، نکات و ایراداتی که در رسیدگی سال قبل به دست آمده کمک میکند تا بخش هایی که احتمالا در سال جاری نیز دارای ایراد هستند متوجه آنها گردید.
چک لیست مربوط به رسیدگی حقوق و دستمزد را به دقت مطالعه کنید و موارد مبهم را از سرپرست کار سؤال کنید و سعی کنید در طول رسیدگی از آن پیروی شود.
لیست ۱۲ ماهه دربرگیرنده کلیه پرداختها و کسورات طی فیش حقوق به تفکیک عناصر تعریف شده و برای هر ۱۲ ماه سال است. تهیه لیست فوق را به عهده شرکت بگذارید و از قبل با شخصی که قرار است لیست را تهیه کند صحبت کنید و درباره فرمت موردنظر خودتان وی را توجیه کنید. هدف از دریافت لیست ۱۲ ماهه حقوق، داشتن دید کلی نسبت به پرداختهای انجام شده، مشخص شدن پرداختهای خارج از لیست و نیز انجام بررسی تحلیلی و توجیه نوسانات نسبت به سال قبل و بین ماههای مختلف سال است. پرداختهای خارج از لیست عبارت است از هر آنچه خارج از فیش حقوقی به کارکنان پرداخت شده است. بهتر است تمام پرداختها از طریق فیش انجام شود تا کنترل داخلی مناسبی داشته باشیم بالابودن حجم و ریال پرداختهای انجام شده خارج از لیست میتواند به عنوان ضعف کنترل های داخلی مطرح شود.
جمع هر ستون را با جمع سال گذشته مقایسه کنید و تفاوت آن را توجیه کنید. برای توجیه باید عواملی از قبیل افزایش یا کاهش تعداد کارمندان، درصد افزایش حقوق و مزایا و... را مدنظر قرار دهید. تعداد کارمندان و افزایش یا کاهش آن را به طور جداگانه از امور اداری و نیز دایره حسابداری حقوق و دستمزد اخذ کنید و باهم تطبیق دهید. درصد افزایش حقوق و مزایا را نیز میتوان از بخشنامه های دولت و وزارت کار و امور اجتماعی و آیین نامه های داخلی و... به دست آورد. در صورت وجود مغایرت زیاد (بالای ۱۰% )بین برآورد حسابرس و هزینه واقعی موضوع را با شرکت در میان بگذارید و توجیه آن را از وی بخواهید، نتیجه را با سرپرست کار مطرح و در کاربرگ ها مستند کنید.در صورت توجیه نشدن، این موضوع میتواند در نامه مدیریت مطرح شود.
تعدادی نمونه برای رسیدگی های خود انتخاب کنید. بهتر است بخشی از این نمونه ها از میان افرادی باشند که به نحوی در پرداختها نقش دارند. برای مثال چند نفر از افراد مسئول در امور اداری و دایره حقوق و دستمزد، چند نفر از مدیران ارشد سایر واحدها و ... میتواند مناسب باشد. برای انجام رسیدگی ها یک یا دو ماه را به صورت نمونه انتخاب کنید و مدارک »«پرونده پرسنلی افراد انتخابشده، فیش حقوقی و برگه ساعات اوقات کار ماه انتخابی،مدارک مربوط به مأموریت و مرخصی های ثبت شده در ماه موردنظر» را از شرکت بخواهید. بهتر است مدارک فوق به صورت نامه و از طریق مدیریت مالی شرکت اخذ شود. مراقبت های لازم در خصوص حفظ پرونده های پرسنلی را فراموش نکنید. از کامل بودن مدارک و نظم و ترتیب بایگانی مدارک در پرونده پرسنلی اطمینان حاصل کنید. اطلاعات پرونده پرسنلی را با حکم تطبیق دهید.
برای مثال مدرک تحصیلی با پست سازمانی سنخیت داشته باشد. برگه ثبت اوقات کار کارمندان را بررسی کنید و مدارک مربوط به مأموریت و مرخصیهای درج شده در آن را کنترل نمایید.اضافه کاری اعمال شده در فیش حقوق باید بر مبنای ساعات واقعی حضور فرد در شرکت باشد.در شرکتها، معمولا میزان اضافه کاری هر شخص با نظر مدیریت اعمال می شود که این موضوع می تواند به عنوان بند گزارش باشد. محاسبات سایر پرداختها و کسورات فیش کنترل شود. لیست کارمندان مأمور به خدمت از طرف شرکت به سایر شرکتها و یا برعکس اخذ شود و از ثبت صحیح هزینه حقوق ایشان در حسابها اطمینان حاصل کنید. از وجود خارجی برخی از کارکنان جدید الاستخدام از راه مشاهده مطمئن شوید.
ممکن است برخی از افراد از منازل مسکونی یا اتومبیل شرکت یا سرویس رفت و آمد استفاده کنند، معمولا آیین نامه های شرکتها بدین صورت است که در صورت بهره بردن شخص از این قبیل امتیازات دیگر کمک هزینه هایی مثل مسکن یا ایاب و ذهاب به شخص تعلق نمی گیرد که باید به رعایت این دستورالعمل ها توجه کنید.
معمولا شرکتها در طی سال اقدام به پرداخت مبالغی تحت عناوین کارانه یا بهره وری به صورت سه ماهه یا شش ماهه می کنند. دراین ارتباط باید مجوزهای پرداخت و دستورالعمل های مربوطه اخذ شود و توجه شود اگر پرداخت آن بهصورت دورهای و عرف برای شرکت درآمده در خصوص سهم دوره ۳ یا ۶ ماهه منتهی به پایان سال در صورت عدم پرداخت آن،ذخیره لازم در حسابها، اعمال شده باشد.
در ادامه این آموزش،چک لیست های مربوط به کنترل پرونده،فیش حقوقی و لیست ۱۲ ماهه را بصورت تیتروار آماده نموده ایم که در زیر آورده شده است:
خوب عزیزان در این پست ما موارد و نکات مهم مربوط به حسابرسی حساب حقوق و دستمزد را خدمت شما بیان کردیم و شما می توانید با بهره گیری از این نکات،حساب حقوق و دستمزد شرکت ها را بصورت دقیق و صحیح مورد بررسی قرار دهید.خواهشمند هستیم نقطه نظرات خود را با ما و سایر کاربران حسابداری سایت در میان بگذارید و با امتیاز دهی به این آموزش،ما را از کیفیت آن مطلع سازید.
در حسابرسی حساب حقوق و دستمزد به چه نکاتی دقت کنیم؟
