انبارداری یک شغل مهم و پر مسؤلیتی می باشد.اجناس و موجودی های انبار باید تحت اختیار یک انباردار مسئول باشد.اگرچه اجناس یکی از مهم ترین عوامل هزینه است که به طور متوسط ۵۵% تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل می دهد. به همین جهت است که مؤسسات صنعتی تا حدودی مجهز برای تدارک، خرید و انبارکردن مواد می باشند. موجودی های انبار باید در محل های محفوظ و دور از خطر بطور منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به آن در موقع لزوم به آسانی میسرباشد و اقلام راکد و زائد و ناباب انبار به رؤسای مسئول بنگاه گزارش شود. نوع ،مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هریک از اقلامی که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مورد توجه انباردار قرار گیرد.مسئولیت انبارداری را نباید در اختیار اشخاص ناوارد به انبارداری همانند سرکارگر یا سرپرست کارگاه محول نمود. بنابراین در امور تدارکات انبارداری و امور مربوط به ذخایر و انبارکردن باید اهمیت بسیاری داده شود.
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها،چه درسازمان های دولتی و چه در بخش خصوصی ،تأمین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است و انبارداری به کلیه فعالیت های مربوط به تهیه و نگهداری و سپس تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب ، اطلاق می شود.
به ساده ترین بیان، در یک واحد تولیدی، انبار فضا و مکانی است که در آن عمل نگهداری کالا صورت می پذیرد و موارد متعددی را شامل می شود که مهمترین آنها عبارتند از:
انبارداری عبارت از دریافت جنس یا کالا از خارج (ازقسمت های مختلف شرکت،یا دیگران از خارج شرکت) و نگهداری آنها با توجه به قوانین انبارداری که باعث سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رساندن اجناس و کالاهای مورد نیاز قسمت ها یا خریداران به آنها در حداقل وقت ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی.
جابجایی ،عبارت است از؛ فعالیتی که از زمان ورود کالا به انبار و قرار گرفتن درجای مناسب تا زمان خروج کالا از انبار انجام می شود. انبارها از دو دیدگاه بررسی می شوند:
منظور از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین نظارت برکنترل های لازم روی مراحل مختلف این عملیات برطبق روش منطقی و سیستماتیک می باشد . یا به عبارت دیگر روشی است منطقی که می توان کالای مورد نیاز تهیه و نگهداری نمود.
انبارداری دارای مزایای بسیار است و مهمترین مزایای این سیستم به شرح زیر می باشد:
معایب انبارداری به می تواند موارد زیر باشد:
انبارها در موسسات تولیدی با توجه به تولید و دامنه فعالیت کارخانه ،به دو نوع مرکزی (اصلی) و فرعی تقسیم می شوند. درکارخانه های بزرگ تولیدی به علت حجم زیاد تولید،ساختمان انبارمرکزی را نمی توان نزدیک کلیه واحدهای تولیدی احداث نمود . لذا در هر واحد تولیدی انبار فرعی ایجاد می گردد و انبار مرکزی هرچند وقت یک بار،مواد مورد نیاز واحدهای مختلف تولیدی را به انبار همان واحد ارسال می نماید.در این صورت،برای اداره انبارهای فرعی،به کمک انبارداری نیاز است که مسئولیت اداره این انبارها را زیر نظر انباردار به عهده بگیرند.
فرآیندی است که به وسیله آن فعالیت های فردی و گروهی به منظور تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل دادن هر گونه کالا و اجناس و کنترل موجودیهای انبار را در جهت اهداف مشترک سازمانی، همسو و هماهنگ و هدایت می نماید. لازم است مدیریت انبار صرفنظر از انجام وظایف و تکالیف اداره انبارها که ناشی از انجام مراحل و اصول انبارداری می باشد به عنوان یکی از مدیران در سطوح مدیریتی سازمان وظیفه یک مدیر را در اداره امور انبار انجام دهد که از آن جمله:
برنامه ریزی عبارت است از تعیین هدف، وضع خط مشی، تبدیل هدف به صورت برنامه عملیات و پیش بینی چگونگی اجرای آنها . بطوری که از این تعریف ملاحظه می شود دو عنصر هدف یا اهداف و پی ش بینی،ارکان و اجزای اصلی برنامه ریزی ها را تشکیل می دهند و مدیریت انبار نیز می بایست در طراحی و برنامه ریزی این دو عنصر اصلی را مدنظر قرار دهد.
الف) اهداف در برنامه ریزی
مدیریت انبار باید در برنامه ریزی عملیاتی مورد نظر خود اهداف برنامه ریزی واحد خود را در جهت اهداف کلی سازمان همسو و تلفیق کند و برای نیل به این مقصود می بایست هدف ها را جزء به جزء تعریف، مشخص و بیان نماید و سپس آنها را در قالب برنامه عملیاتی انبار پیاده کند. در ذیل به بخشی از اهدافی که مدیریت انبار ممکن است در برنامه ریزی عملیاتی خود آنها را مدنظر قرار دهد، اشاره می شود. آنها عبارتند از:
اصولاً چون اهداف بهم وابسته هستند، بنابراین مدیریت انبار باید تلاش کند که کلیه اهداف تعیین شده را به موقع اجرا نماید . زیرا این احتمال دارد که مدیریت انبار بتواند به خوبی یک هدف را برآورده کند، اما ممکن است در مقابل اهداف دیگر ضعیف عمل نماید . لذا مدیریت انبار باید در جستجوی معیاری برای تصمیم گیری در خصوص انتخاب اهداف باشد تا بتواند کلیه موارد را در بخش های مختلف مورد توجه قرار دهد و برای رسیدن به کلیه اهداف برنامه ریزی لازم را از قبل در نظر بگیرد.
ب) پیش بینی در برنامه ریزی
عموماً پیش بینی به مفهوم برآورد آینده با حداقل خطا بکار برده می شود . مدیریت انبار باید قدرت و توانایی پیش بینی را با حداقل خطا برای آینده داشته باشد و از پیش بینی های نظری و قضاوتی اجتناب نماید تا خطای پیش بینی خود را در برنامه ریزی عملیاتی انبار به حداقل برساند. استفاده از اطلاعات و آماری مربوط به مقادیر موجودیهای انبار، خرید و مصرف و توزیع و فروش انواع موجودیها در سال های گذشته در روند پیش بینی جهت برنامه ریزی عملیاتی انبار نیز می تواند تا حدودی مدیریت انبار را به نتایج صحیح و منطقی تری برساند . ولی مدیریت انبار باید از این مسئله غافل نباشد که همواره روند گذشته نمی تواند در آینده درست از کار درآید .
روش استفاده علت و معلولی یکی دیگر از رو ش های پیش بینی است که مدیریت انبار می تواند در پیش بینی های خود به منظور برنامه ریزی عملیاتی انبار از آن استفاده کند. برنامه مدیریت انبار برای ریزی عملیات انبار می بایست، ضمن توجه به تأثیرگذاری عوامل داخلی و خارجی سازمان خود ، نیاز اطلاعاتی خود را برطرف کند. زیرا مدیریت انبار به اطلاعات متعددی نیاز دارد که بتواند او را در تهیه و تنظیم و برنامه های یاری دهد.
اهم اطلاعات مورد نیاز مدیریت انبار برای برنامه ریزی عبارتند از:
سازماندهی عبارت است از کنار یکدیگر قرار دادن وظایف و اختیارات، های واحدها و پست ها و نحوه هماهنگی ارتباط بین آنها بطوری که بیشترین بهره وری حاصل گردد.
مدیریت انبار برای سر و سامان دادن واحد خود و دسترسی به اهداف از پیش تعیین شده سازمان می بایست همواره و بطور مستمر فعالیت های مختلف انبار را سازماندهی نماید. به عبارت دیگر، دائماً در اصلاح و بهبود آن با توجه به متغیرهای درونی و بیرونی سازمان خود اقدام کند . البته مدیریت انبار باید به عنوان یک جزء از اجزاء یک سیستم باز در درون یک سازمان از ساختار سازمانی مناسب برخوردار باشد . بطوری که ساختار سازمانی انبار باید با توجه به عوامل مختلفی از قبیل نوع ساختار سازمانی، نوع فعالیت و محیط سازمان، تعداد پرسنل و انبارها و نظایر آن در نظر گرفته شده و طراحی گردد.
مدیریت انبار ممکن است در سازماندهی واحد خود، فعالیت های ذیل را ضروری تشخیص دهد و آنها را مدنظر قرار دهد:
همواره یک مدیر برای اجرای هر کاری به دنبال به دست آوردن بهترین روش های اجرایی آن کار م ی باشد تا به نتایج مطلوب برسد . پس از حصول به نتیجه، آن را ارزیابی می کند. چنانچه نتایج مطلوب باشد ، مسئله از نظر آن مدیر حل شده تلقی می گردد، ولی چنانچه نتیجه مطلوب نباشد می بایست روش اجراء را اصلاح کند و در صورت عدم دسترسی به روش اجرای مطلوب می بایست هدف را اصلاح و بازنگری نماید . موضوع این است که این فرآیند چگونه انجام می شود . آیا بدون اعمال کنترل و نظارت امکان ارزیابی در هر مرحله وجود دارد؟ مطمئناً پاسخ منفی است. کنترل، ابزار کار مدیران در رده های مختلف سازمانی تلقی می گردد و عموماً از طریق مقایسه کار انجام شده با برنامه های مصوب انجام می شود. به همین دلیل مهم ترین ابزاری که مدیریت انبار می تواند پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی انجام شده انبار را در سازمان خود مورد ارزیابی قرار دهد و خطای پیش بینی در برنامه ریزی عملیاتی انبار را به حداقل برساند، انجام کنترل و نظارت از سوی مدیریت انبار می باشد. مدیریت انبار با ابزار کنترل و نظارت قادر خواهد بود تا نسبت به موارد ذیل اطمینان حاصل کند که آیا عملیات انجام شده در راستای اهداف سازمان و برنامه عملیاتی انبار بوده است یا خیر؟ آنها عبارتند از:
بنابراین ملاحظه می شود که مدیریت انبار یا کنترل و نظارت مستمر خود بر انبارها و عملیات مرتبط با آن قادر است اقدامات پیش بینی شده را با عملیات انجام شده مقایسه کند و در صورت وجود اختلاف و انحراف نسبت به آنچه که باید باشد و آنچه که هست ،اصلاحات لازم را به عمل آورد .
بطور کلی کنترل و نظارت مدیریت انبار می تواند در زمینه های زیر صورت گیرد که اهم آنها عبارتند از :
در یک سیستم انبارداری، تصمیمات اساسی مدیریت انبار باید از کیفیت بالایی برخوردار باشد تا از ناحیه آن بتواند پاسخگوی مسائل انبار و انبارداری، نیروی انسانی مورد نیاز و وسایل و ابزار کار انبارهای خود باشد . مدیریت انبار ممکن است در شرایط مختلف، تصمیم های گوناگونی اتخاذ کند . به همین دلیل میزان اطلاعاتی که در هنگام اخذ تصمیم در دسترس مدیریت انبار قرار دارد می تواند متغیر و متفاوت باشد . از آن جایی که اطلاعات مختلف انبار، اساس تصمیم گیری مدیریت انبار را تشکیل می دهد و مدیریت انبار در زمان های مختلف با مسائلی روبرو می شود که بعضی از آنها غیر معمول و حتی منحصر به فرد هستند و تعدادی از آنها بر حسب عادت و یا روش جاری و شرایط معمول پیش می آید، لذا مدیریت انبار در این حالت با دو نوع تصمیمات برنامه ریزی شده و تصمیمات برنام ه ریزی نشده روبرو می گردد که ناچار به اخذ تصمیم در مقابل هر یک از حالات مختلف آن می باشد.
گاهی اوقات مدیریت انبار در شرایطی قرار گیرد که در یک لحظه و بلافاصله می بایست تصمیم گیری کند و دیگر مجالی برای انجام فرآیند تصمیم گیری ندارد . بطور مثال یک کامیون با محموله ای بدون اطلاع و هماهنگی قبلی، وارد انبار می شود و می بایست بلافاصله بار کامیون تخلیه و اجناس و کالای مزبور کنترل و تحویل انبار گردد . مدیریت انبار باید نحوه تحویل و تخلیه، محل تخلیه، محل تخلیه، نیروی انسانی مورد نیاز، ابزار و تجهیزات و ماشین آلات را تدارک ببیند و دستورات صریح و روشن را جهت تحویل گرفتن کالا صادر کند . انتخاب محل، نحوه چیدن و قرار دادن اجناس در کنار یکدیگر و یا انباشتن آنها بر روی یکدیگر ، آماده سازی فضای انبارها، تجهیز نیروی انسانی مورد نیاز و نظایر آن از جمله تصمیم های برنامه ریزی نشده ای در این مورد می باشد که مدیریت انبار می باید بلافاصله در این خصوص تصمیم گیری کند و آن را به موقع اجرا گذارد.
مدیریت انبار در خصوص طراحی سیستم و یا برنامه ریزی مواد باید پاسخ سوالاتی از قبیل چگونه، کجا، چه زمان را داشته باشد و درباره لوازم و وسایل کار و تجهیزات و ماشین آلات انبار به سوالاتی از قبیل چه نوع، کجا، چه ظرفیتی و چه وقت پاسخ دهد و برای آنها برنامه ریزی کند . بنابراین مدیریت انبار همواره در مقابل چالش های مختلف تصمی م گیری قرار دارد.
عموماً اهدافی که در کلیه تصمیم گیری های مدیریت انبار به عنوان معیارهای تصمیم گیری می بایست در نظر گرفته شود ، ممکن است در سیستم های مشابه متفاوت و متنوع باشد ولی مدیریت انبار صرف نظر از اهداف متعددی که می تواند در یک سازمان وجود داشته باشد، می باید در خصوص موارد زیر تصمیم گیری کند:
مدیریت انبار همواره باید تلاش کند تا هدایت نیروی انسانی و تجهیزات و ماشین آلات تحت سرپرستی خود را به خوبی برعهده گیرد . این تلاش برای ایجاد انگیزه و رغبت در پرسنل و کارکنان انبار به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده از یک سو و اجرای عملیات طبق برنامه های عملیاتی انبار از سوی دیگر در ارتباط هستند. بطور کلی هدایت و رهبری مدیریت انبار را می توان در سه قسمت رهبری، انگیزش و ارتباطات خلاصه کرد.
گروهی بر این اعتقاد هستند که رهبری عبارت است از نفوذ زیر دستان از طریق برقراری ارتباط با آنان به منظور تحقق اهداف سازمان . نفوذ و قدرت رهبری به منابعی که قدرت و نفوذ از آن سرچشمه می گیرد ارتباط پیدا می کند ، در این ارتباط، قدرت به منزله توانایی اعمال نفوذ بر دیگران تلقی می شود و نفوذ اعمالی است که بطور مستقیم و غیرمستقیم باعث تغییر در رفتار یا نظرات دیگران می گردد. چون قدرت و نفوذ در ارتباط با مسئله رهبری قرار دارند و نفوذ نیز از قدرت سرچشمه می گیرد. بنابراین مدیریت انبار نیز باید قدرت و نفوذ و توانایی های لازم را برای انجام عملیات انبار و اداره امور انبارها داشته باشد که بخشی از توانایی های مورد لزوم مدیریت انبار برای رهبری را می توان به شرح ذیل نام برد که عبارتند از:
فعالیت چون انگیزش حالتی درونی است که انسان را به انجام (کنش و واکنش) وا می دارد. بنابراین اثر بخش بودن فعالیت مدیریت انبار نیز می تواند به تمایلات کارکنان انبار بطور اخص و سایر واحدهای یک سازمان بطور اعم در انجام وظایف محوله به آنها تأثیر گذار باشد . از طرفی چون دو عامل انگیزش به عنوان عامل نیاز و هدف به عنوان عامل محرک،می تواند بر رفتار مدیریت انبار و کارکنان انبار تأثیر بگذارد . از این رو انگیزش عاملی خواهد بود تا کارکنان انبار برای انجام وظایف و همسویی اهداف فردی خود با اهداف سازمانی تلاش کنند و مدیریت انبار با ترغیب و ایجاد انگیزش در کارکنان انبار قادر خواهد بود نقش اساسی در موقعیت سازمانی را ایفا ء نماید.
وجود ارتباطات مؤثر و سیستم ارتباطی کارا قادر است ریشه بسیاری از مشکلات فردی، سازمانی و اجتماعی و یا بطور کلی سو ء تعبیر و تفسیرهای ارتباطی را حل و فصل کرده و از میان بردارد . ارتباط مؤثر فرآیندی است که مدیریت انبار را قادر می سازد که کلیه امور برنامه ریزی، سازماندهی ، کنترل و نظارت ، تصمیم گیری و هدایت و رهبری خود را توسط آن انجام دهد و جهت هماهنگ کردن و متناسب کردن وقت خود از آن بهره گیرد. یکی از مهم ترین وظایفی که مدیریت انبار در یک سازمان دارد ایجاد و برقراری ارتباط متقابل انبار با سایر واحدها می باشد. مدیریت انبار باید تلاش کند که همواره ارتباط دو طرفه را به نحو صحیح و اصولی و در چارچوب نظام اداری و عملیاتی سازمان با سایر واحدها برقرار نماید و بطور مستمر و روشمند آن را ادامه دهد . چون ارتباط یک سویه نمی تواند در درازمدت تداوم یابد و باعث گسیختگی و پاره شدن رشته ارتباطات می شود. بنابراین برای فعالیت ها و روابط اداری هر واحد یا قسمت سازمانی می بایست وظایف، اختیارات ، مسئولیت ها، ماموریت ها و راه های اجرای آن نیز تبیین و تعیین گردد. هر واحد در یک سازمان برای انجام مأموریت ها ، فعالیت و عملیات خود ناچار است به عنوان یک جزء از اجزای یک سیستم در تعامل وکنش و واکنش با سایر واحدها باشد ، در اثر ایجاد این تعامل سازمانی ، عامل ارتباطات سازمانی شکل می گیرد و مانند تارهای تنیده شده ای به یکدیگر مرتبط می شوند.
در این پست با مفاهیم انبار و مدیریت انبار آشنا شدیم و در پست های بعدی اطلاعات بیشتری از کار انبارداری خدمت شما عزیزان آموزش خواهیم داد.امیدواریم این آموزش که از سری آموزش های مربوط به انبار و نگهداری موجودی کالا هست مورد استفاده شا عزیزان قرار بگیرد.
قیمت گذاری کالا به روش فایفو با نمونه کاردکس کالا
آموزش حسابداری انبار و ثبت های حسابداری مرتبط با اسناد و فرم های انبار
آشنایی و آموزش انبار و حسابداری انبار و تاثیر آن بر جایگاه شغلی حسابدارها
موجودی کالا
ثبت های حسابداری حواله انبار یا خروج کالا از انبار بخش اول
