مراحل خرج در دستگاه های دولتی و دانشگاه ها چندمرحله می باشد و با توجه به اینکه هر کدام از دستگاه‌های اجرایی عهده دار انجام برخی از وظایف دولت هستند لذا برای ایفای وظایف محوله ، وجوهی در قالب اعتبارات مصوب از محل بودجه کل کشور در اختیار آنان گذارده می شود تا دستگاه ها پس از تخصیص اعتبار و دریافت وجه از خزانه ( در استانها خزانه معین استان) بر اساس قوانین و مقررات موضوعه برای تحقق بخشیدن و نیل به اهداف معین دستگاه‌ها و در نهایت دولت آن را به مصرف برسانند که هزینه و انجام خرج دارای مراحل زیر می باشد:
مراحل خرج در دستگاه های اجرایی و دانشگاه ها به شرح زیر می باشد:
اولین مرحله از مراحل خرج ردر دستگاه های دولتی تشخیص می باشد که در زیر آن را تشریح خواهیم کرد.
به استناد ماده ۱۷ قانون محاسبات عمومی کشور ، تشخیص عبارت است از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداخت هایی که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه‌های دستگاه‌های اجرایی ضروری است. ونیز به استناد ماده ۳۵ وایین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه ها،تشخیص عبارت است از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداخت هایی که یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه‌های موسسه و دستگاه‌های اجرایی ضروری است.
به طور کلی در یک بیان ساده می توان چنین گفت : منظور از تشخیص این است که بالاترین مقام دستگاه اجرایی و یا مقام تفویض اختیار شده از جانب ایشان برای انجام هزینه‌های موافقت کتبی خود را اعلام کند.
تامین اعتبار مرحله دوم از مراحل خرج در دستگاه های دولتی می باشد.با توجه به ماده ۱۸ قانون محاسبات عمومی کشور ، تامین اعتبار عبارت است از اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مصوب برای هزینه معین. و به استناد ماده ۳۶ آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاهها ، تامین اعتبار عبارت است از تخصیص تمام یا قسمتی از اعتبار مورد نیاز برای پرداخت معین. به بیانی منظور از تامین اعتبار این است که ذیحسابی دستگاه اجرایی قبل از ایجاد هرگونه تعهد بر ذمه دولت باید به رغم دستور خروج از محل ، اعتبار مصوب تخصیص یافته ذخیره در نظر بگیرد.
تعهد مرحله سوم از مراحل خرج بودجه در دستگاه های دولتی می باشد که در ادامه آن را توضیح خواهیم داد. بر اساس ماده ۱۹ قانون محاسبات عمومی کشور و نیز ماده ۳۷ آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاهها ، تعهد عبارت است از ایجاد دین بر ذمه دولت ناشی از از :
تسجیل مرحله چهارم از مراحل خرج در دستگاه های دولتی می باشد و به استناد ماده ۲۰ قانون محاسبات عمومی کشور و ماده ۳۸ آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاهها ، تصویر عبارت است از تعیین میزان بدهی قابل پرداخت به موجب اسناد و مدارک اثبات کننده بدهی. در این مرحله میزان تعهدی که بر ذمه دولت ایجاد گشته بر اساس مستندات و مدارک قابل قبول و قوانین و مقررات مربوطه بایستی مسجل گردد.
حواله مرحله پنجم از مراحل خرج در دستگاه های دولتی است و با در نظر گرفتن ماده ۲۱ قانون محاسبات عمومی کشور و نیز ماده ۳۳ آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاهها ، حواله اجازه ای است که بتواند توسط مقامات مجاز وزارت خانه، موسسه دولتی یا شرکت دولتی و یا دستگاه اجرایی محلی و یا نهادهای عمومی غیردولتی و نیز سایر دستگاه‌های اجرایی جهت تادیه تعهدات و بدهی‌های قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوط به عهده ذیحساب در وجه ذینفع صادر می شود.
درخواست وجه مرحله ششم از مراحل خرج در دستگاه های دولتی است و با توجه به ماده ۲۲ قانون محاسبات عمومی کشور و به استناد ماده ۳۹ آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاهها ، درخواست وجه سندی است که ذیحساب برای دریافت وجه به منظور پرداخت حواله های صادر شده موضوع ماده ۲۱ قانون فوق و سایر پرداخت هایی که به موجب قانون از محل وجوه متمرکز شده در خزانه مجاز می باشد حسب مورد از محل اعتبارات و یا وجوه مربوط به عهده خزانه در مرکز و یا عهده نمایندگی خدمات در استان در وجه حساب بانک پرداخت دستگاه اجرایی ذیربط صادر می کند.
هزینه مرحله هفتم از مراحل خرج در دستگاه های دولتی است و به استناد ماده ۲۳ قانون محاسبات عمومی کشور ، هزینه عبارت است از پرداخت هایی که به طور قطعی به ذینفع در قبال تعهد یا تحت عنوان کمک یا عناوین مشابه با رعایت قوانین و مقررات مربوط صورت می گیرد. و نیز با عنایت به ماده ۳۳ آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاهها ، هزینه عبارت است از آن دسته پرداخت هایی که در قبال انجام تعهد و یا تحت عنوان کمک یا ودیعه و یا حق اشتراک و یا عناوین مشابه در وجه ذینفع پرداخت شده و قطعی تلقی می شود.
همان طور که ملاحظه شد انجام خط با تشخیص شروع شد و پس از طی مراحلی ( تامین اعتبار - تعهد - تسجیل - حواله پرداخت - درخواست وجه) با هزینه به پایان می رسد.
با توجه به مطالب فوق الذکر و بر اساس ماده ۵۲ قانون محاسبات عمومی کشور ، پرداخت هزینه ها به ترتیب پس از طی مراحل تشخیص و تامین اعتبار و تعهد و تشکیل و حواله و با اعمال نظارت مالی به عمل خواهد آمد که با توجه به ماده ۵۳ قانون محاسبات عمومی کشور ، مسئولیت در اختیار تشخیص و انجام تعهد و تشکیل و حواله به عهده وزیر یا رئیس موسسه و مسئولیت تامین اعتبار و تطبیق پرداخت با قوانین و مقررات به عهده ذیحساب و در دانشگاه بر اساس ماده ۴۶ آیین نامه مالی و معاملاتی به عهده ذیحساب و رئیس امور مالی می باشد.
دانلود کتاب نظام حسابداری بخش عمومی یا حسابداری دولتی
آشنایی با مراحل خرج در دستگاه های دولتی کشور
مدارک لازم و ترتیب تنظیم اسناد هزینه های خرید در بخش دولتی
مدارک لازم و ترتیب تنظیم اسناد هزینه های خدمات و قراردادها
آشنایی با مفاهیم حسابداری طرح های عمرانی در بخش دولتی
